Las listas de “cosas por hacer” son herramientas fundamentales para ser más productivos en nuestro día a día. Al fin y al cabo, no es más que aplicar una de estas listas a las tareas que tenemos por delante en nuestro día a día, lo que va a facilitar la realización de cada acto y, sobre todo, que no tengamos ganas de salir huyendo por el estrés y la ansiedad que nos causa.
Como sabemos que estas tareas marcan nuestros devenires y vida en general, te traemos tres tipos de listas para ser más productivo en tu vida personal y laboral. Así mismo, también te ofreceremos algunos consejos para elaborarlas (que mucha gente se pierde, ya que puede parecer simple… pero no lo es tanto) y, por supuesto, páginas webs o extensiones para sacarle partido de verdad a tu productividad. Vamos al lío.
3 tipos de listas para mejorar tru productividad laboral y personal
1. Lista por orden semanal
Vamos a comenzar por algo básico: listas semanales. La idea es cogerse un calendario y apuntar con exactitud y mucha meticulosidad todo lo que se va a hacer. “Lunes 12:00 horas: ir al dentista; martes 13:00 horas: ir al médico; miércoles 17:00 horas: taller del coche”, y así sucesivamente. El consejo de los especialistas es que cada domingo dediques 15 o 20 minutos a rellenar las tareas a realizar durante la semana que va a entrar. Gracias a esto, tendremos organizada los siguientes siete días (siempre se pueden añadir o variar cosas, claro está, pero al menos tendrás hecha una panorámica de todo lo que está por venir; incluso se puede hacer también mensual).
Por otro lado, otra de las recomendaciones tiene que ver con las cosas a destacar. No se trata de que pongas “ir al gimnasio”. Eso ya lo tienes en la cabeza, no se te va a olvidar, al igual que tampoco ir a clase, al trabajo, etc. El matiz diferenciador está en que vas a apuntar aquellas tareas que sí requieren de mayor celeridad para que no se muevan al día siguiente (o que se te puedan saltar por alto, como la del médico, asistir al taller para arreglar el coche y mucho más). Cómo no, tú eres el que le da prioridad o no a ese asunto.
2. Lista de cosas por hacer
Esta es la más básica y la que aprovechan programas como Trello: la lista de cosas por hacer. No es más que apuntar en este mismo programa, por ejemplo, todas las tareas que vas a realizar próximamente. Eso sí, puedes establecer que todas las cosas que hay que desempeñar tengan un día concreto, una hora, etc. (No te asustes si parece que es un listado sin ton ni son, ya que no es así).
Otros servicios como el propio Gmail tiene una extensión que permite crear una opción de “cosas por hacer”. Gracias a ello, tu correo electrónico también funciona como un apéndice para ir metiendo ahí todos los correos electrónicos, obligaciones, etc., que debes hacer durante los próximos días o semanas. Aquí es tan fácil como que vas apuntando tareas y a la vez borrándolas cuando se cumplen. No hay más misterio dentro de esta lista (que, por cierto, puede ser la más utilizada en todo momento). Luego hablaremos de programas concretos para que hacer estas listas sea lo más fácil y placentero posible, no te preocupes.
3. Lista de prioridades
El tercer modelo de productividad que se suele recomendar es el de prioridades. Esto también tiene que ver con las dos vertientes anteriores, pero con una clara diferencia: aquí se trata de hacerla cada día nada más levantarnos (con las cosas que tengamos apuntadas o sepamos, claro está).
Coge un papel y boli (o tu PC) y ordena del 1 a 10 las tareas que debes realizar ese día, siendo 1 la más importante y 10 la menos. A partir de ahí, ve tachando como si fuera un calendario y no sufras si alguna no se cumple (todos podemos caer en errores). No olvides, eso sí, que este tipo de lista se puede complementar con la semanal, de manera que tendrás controlada la situación en todo momento (de hecho, esto es lo que te recomendamos de manera encarecida, dado que llevar las cosas al día no es, precisamente, lo mejor a nivel productivo, ya te lo decimos…).
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Te hemos enseñado las tres tipos de listas más habituales. Ahora bien, ¿cómo se puede crear una de manera eficiente?, ¿qué consejos son los que tenemos que darte para que la situación sea más llevadera y fácil? Presta atención, que son fáciles de seguir.
El tiempo adicional: al igual que si esto fuese un partido de fútbol, intenta dejar un tiempo extra para cada vez que realices una acción. Decimos esto por la sencilla razón de que los contratiempos ocurren en la vida diaria, y lo mismo te quieres poner a recoger la casa a las 17:00 horas… y no puede ser así porque te ha surgido un imprevisto. Lo mejor que puedes hacer es dejar un tiempo de más entre tarea y tarea. Algunos especialistas en la materia recomiendan que esto sea un periodo de quince minutos, tiempo que habría que añadir ya de por sí al adicional que consideramos en cada acto (por ejemplo, que si limpiar nos va a llevar hora y media, pues pongamos hora y cuarenta y cinco y le sumemos luego esos quince minutos, lo que hace un total de dos horas; y así la siguiente tarea no correrá peligro en la lista).
Concisión, por favor: cuando tienes que apuntar una tarea en la lista, la clave está en que vayas a tiro hecho. En otras palabras, que no escribas El Quijote en sus páginas. “Médico a las 17:00 horas”, “Llamar a Ana a las 18:00 horas”, y así sucesivamente. Intenta ser lo más conciso posible y que la tarea aparezca de manera simple y legible dentro de tu lista. Aunque no lo creas, nos lo vas a agradecer en el futuro (además, te ayudará a leerla con mayor rapidez y facilidad, así como a evitar posibles problemas de interpretación).
Recuerda que eres humano: siempre se dice que en la vida una cosa es aquello que queremos hacer y otra es lo que de verdad vamos a hacer. Lo que queremos decirte con esto es tan fácil como que seas consecuente con cada tarea que te apuntes en el listado. Lo peor que te puede pasar es ofuscarte por no haber realizado las tareas que querías realizar; ahora bien, ¿y si te has extralimitado poniéndolas?, ¿y si, quizás, no deberías tener tantas por día o semana? Hay una clara diferencia entre los dos aspectos comentados con anterioridad. Los expertos recomiendan que el número máximo de tareas a desempeñar deben ser 12 diarias (y este número ya nos parece elevado). En cuanto al mínimo, los especialistas aconsejan hacer 6 al menos. Sé consecuente. Sé humano.
Une lo idéntico: esto nos parece uno de los grandes trucos de productividad que existe, y que en ocasiones se pasa por alto. La mejor manera de hacer una lista, y que no te quieras pegar un tiro en el intento, es agrupando tareas idénticas o cercanas. Por ejemplo, imagínate que tienes que ir a recoger a tu hijo y también a comprar al supermercado, ¿por qué no pones primero el supermercado y luego recoger a tu hijo? De esta manera, no tendrás que ir a por el niño, llevarlo a casa, coger el coche de nuevo e ir al súper. O por ejemplo, si tienes que llamar a varias personas, hazlo todo de una sola vez para despreocuparte del móvil durante al menos ese día.
Tareas importantes, no lo olvides: este punto es uno de esos que hemos incumplido todos en alguna ocasión. Al fin y al cabo, ¿a quién no le gusta soñar con metas más altas? Si decimos esto es por una sencilla razón: no vayas a poner en tu lista de tareas alguna de esas “cosas” que te gustaría hacer en el futuro. “Ojalá me apuntara a estudiar inglés”; “me gustaría aprender a tocar la guitarra”; “debería leer estos libros en algún momento”, etc. Las listas de tareas están hechas, precisamente, para aquellas cosas que requieren de una relativa inmediatez. Por esta razón, muchos especialistas recomiendan crear una lista de deseos para realizar en algún momento de nuestra vida.
Prioridad alta y baja: los que estamos acostumbrados a trabajar en proyectos tenemos bastante asimilados los conceptos de “prioridad alta” y “prioridad baja”. Tras ellos se esconde algo muy simple como es que hay tareas que tenemos que realizar sí o sí y cuanto antes, y otras en cambio pueden esperar un poco. En tu vida tiene que ser igual, así que categoriza cada acto que vayas a realizar en función de la prioridad o prisa que lleva. Por ejemplo, los especialistas recomiendan que las “low list” se hagan cuando estamos cansados o más faltos de energía, véase ordenar la casa cuando concluyamos el día, llamar por teléfono a familiares, etc. Recuerda ponerle un número del 1 al 10 como decíamos en los tipos de listas, con 1 para lo menos importante y 10 para lo más importante.
Tacha lo cumplido: tan importante es apuntar aquello que tenemos que hacer como borrarlo o tacharlo de la lista. Aunque creas que es por el simple hecho de tenerlo todo organizado -que también-, la verdadera razón de eliminar aquellas tareas ya hechas es por el efecto placebo que produce. A nivel psicológico es un chute anímico increíble, ya que observas que eres capaz de superar las tareas que te pones cada día, de ahí que sea tan importante el punto donde comentábamos que eres humano, ergo no te extralimites poniéndote cosas (si colocas objetivos realistas y los logras, el efecto de tacharlo será un refuerzo).
Y elige un medio: el último consejo a la hora de hacer tu lista da paso al siguiente punto que tenemos en este artículo, es decir, el de seleccionar un medio donde vas a apuntar tu lista de cosas por hacer. Puedes realizarlo en una agenda o papel, sitio que se recomienda de acuerdo a los especialistas (escribir a mano sirve para retener mejor los conocimientos, según los estudios publicados); sin embargo, es indudable que la tecnología es más cómoda, y aquí es donde entran las páginas webs y los smartphones (ya sea Android o iOS, eso da igual).
Servicios a tener en cuenta
Ya te hemos enseñado los tres tipos de listas de tareas que existen, así como a realizar una lista de tareas de manera correcta y óptima. Ahora bien, ¿qué opciones hay más allá del clásico papel y boli? Pues tenemos unas cuantas en consideración.
Todoist
Con aplicación tanto en iPhone / iPad como Android, esta herramienta es una de las más utilizadas a la hora de gestionar nuestra lista de tareas pendientes. ¿Dónde destaca su principal punto fuerte? Pues en algo tan simple como su diseño, que es sencillo y funcional, algo importantísimo para que nada lleve al equívoco y pueda causar confusión.
Aquí podremos colorear las tareas y sincronizar nuestros “deberes” con el calendario del móvil, Gmail para tu dirección de correo e incluso Google Drive. Es un gestor de tareas que va a tiro hecho, que no duda a la hora de integrar las principales características y tiene claro para qué sirve (sin andarse ofreciendo cosas que no se van a usar en realidad, que esto suele ocurrir mucho).
Trello
Para nosotros, una de las favoritas a la hora de hacer listas de tareas: Trello. Es tan fácil, tan simple, tan ergonómica que es normal que se haya colocado entre las más usadas en el mundo (y más si tenemos en cuenta que se puede acceder siempre desde su página web).
En Trello podemos ir creando diferentes “post it” para que la gestión de tareas sea lo mejor posible. La clave está en que esto funciona igual que si fuera papel y boli, es decir, le damos a crear a una, le ponemos un nombre conciso, una pequeña descripción y la arrastramos a la lista que queramos. Puede ser por días, por prioridad, etc. Es tan fácil de manejar que suele ser la habitual en el ámbito laboral de cualquier empresa actual. Además, al final del día sólo tienes que coger, mover a la papelera las tareas y listo: desaparecen del mapa. Pruébala, créenos.
Microsoft To Do
Microsoft To Do es una aplicación que no es muy conocida todavía, pero seguro que sí te suena Wunderlist. La primera proviene de la segunda, que cierra sus puertas precisamente durante este mes de mayo de 2020 después de bastante tiempo en uso. Por ello, Microsoft está echando el resto sobre lo que se puede hacer con esta aplicación de gestión de tareas.
Su funcionamiento es, de nuevo, muy simple. A la izquierda tenemos una serie de categorías que van desde el día a día hasta lo más importante, lo planeado, lo asignado, etc. Sólo tenemos que ir rellenando fichas para tener nuestra lista de tareas. Sin embargo, lo mejor de todo es que si tenemos una cuenta de Microsoft en Outlook / Hotmail, nuestro correo se va a sincronizar de manera automática con todo lo que hay en To Do, es decir, nos vamos ahorrar el meter muchos detalles. Y por cierto: es compatible en casi todos los sistemas operativos para teléfonos móviles, por si te daba algún miedo…
Any Do
Any Do es otra de esas aplicaciones móviles que te permiten estar al tanto de todo aquello que tienes que hacer cada día, desde la tarea más pequeña hasta la que te pueda suponer una mayor complicación. El diseño, una vez más, vuelve a ser simple y directo, perfecto para sacarle partido a todo lo que podemos hacer.
Cabe destacar que al igual que To Do bebe de todo el ecosistema Microsoft, con Any Do tenemos que su diseño está muy pensado para funcionar en dispositivos iOS (hasta tal punto que casi todas las imágenes promocionales de la app son iPhones). Eso sí, está también disponible para Android (sólo en determinadas versiones, por lo general las últimas, lo que restringe muchos dispositivos).
Google Calendar
No podíamos cerrar con otra aplicación que no fuera esta: Google Calendar. Si hemos incluido la suite de Microsoft con To Do, en el caso de los chicos de Mountain View no podía ser menos.
Google Calendar tiene un punto fuerte por encima del resto de aplicaciones: todo lo que sea de Google va a estar relacionado. Y aquí es donde entra en juego que es probable que tengas un teléfono Android, una cuenta de Gmail, un historial de Google Maps y así hasta el infinito y más allá. Todo esto aparecerá vinculado con tu Google Calendar, de manera que si vas a tener que hacer un viaje, en cuanto compres un billete, el Calendario lo detecta de manera automática. Además, su uso es realmente sencillo y simple. Decir que te la recomendamos quizás se antoje incluso corto.
Ahora que te hemos dato todo tipo de aplicaciones para gestionar tanto tus tareas a corto plazo como largo plazo, ¿con cuál de ellas te quedas?, ¿usabas ya alguna con anterioridad?
