Publicidad

Trucos y Consejos

17 trucos para controlar Gmail a tope

Gmail no necesita presentación alguna. Con sus más de 15 años a sus espaldas, el servicio de correo electrónico gratuito de Google forma ya parte de nuestras vidas, destronando a Hotmail (ahora Outlook) y convirtiéndose en el estándar del sector. La mayor parte de nosotros gozamos de las ventajas de tener una cuenta de Gmail y creémos conocerla con detalle pero… ¿realmente sabemos todo lo que podemos hacer con ella?

Gmail Notifier DESCARGAR
7

En el artículo de hoy vamos a ofrecerte una lista de trucos y consejos para sacarle mayor partido a tu cuenta de correo con Gmail. Gracias a ella descubrirás que tu correo es muchísimo más que abrir la bandeja de entrada cada mañana y enviar correos electrónicos a familiares y amigos. ¡Esperamos que te sirva de ayuda!

1. Aprende a deshacer el envío de un correo electrónico

Una de las opciones más interesantes y útiles de Gmail es la posibilidad de cancelar el envío de un correo electrónico tras pulsar por error el botón de «Enviar». Y es que seamos realistas, a todos nos ha pasado alguna vez enviar por error un correo electrónico y luego arrepentirnos al instante. Afortunadamente existe este pequeño truco con el que el destinatario jamás leerá ese email. ¿Te interesa saber cómo?

Gmail ofrece la opción de deshacer el envío de cualquier correo electrónico que enviemos, aunque eso sí, durante un periodo de tiempo determinado. Éste puede ir de 5 segundos hasta un total de 30 desde que pulsamos el botón «Enviar».

Deshacer el envio en Gmail

Para configurar el tiempo límite para deshacer el envío necesitaremos acceder a la configuración de nuestro correo electrónico (haz clic en el icono de la rueda dentada de la esquina superior derecha de la pantalla). Una vez en esta ventana, asegúrate de estar en la pestaña «General» y busca la sección «Deshacer el envío». De forma predeterminada Gmail te ofrecerá 5 segundos para cancelar el envío de tu correo electrónico, pero si lo deseas, puedes aumentar ese tiempo hasta 30 segundos.

Deshacer el envío en Gmail

Una vez configurado este tiempo, cada vez que envíes un email aparecerá un pequeño mensaje en la esquina inferior de la pantalla diciéndote que el correo ha sido enviado y con un botón para deshacer este proceso. Si lo pulsas, el correo electrónico no llegará al destinatario y volverá a abrirse para su edición.

2. Aprende a activar las respuestas automáticas

A todos nos gusta irnos de vacaciones para relajarnos, desconectar de nuestro día a día y en especial de Internet. Sin embargo, cuando volvemos es habitual encontrarnos con una avalancha de correos electrónicos entre los cuales puede haber alguno importante que requería una contestación. Para este tipo de situaciones es realmente útil saber cómo activar las respuestas automáticas de Gmail.

El primer paso a seguir para activarlo es acceder a su menú de Configuración (haz clic en el icono de la rueda dentada que aparece en la esquina superior derecha).

Cómo activar las respuestas automáticas en Gmail

Dentro de la pestaña «General» busca la opción «Respuesta automática» y asegúrate que está activado el botón «Respuesta automática activada». A continuación deberás configurar el día de activación de dicha respuesta así como también el día que deseas que finalice. Por último simplemente escribe el asunto y el contenido de tu email.

Si por alguna razón decides deshabilitar esta respuesta automática, simplemente sigue los pasos anteriores y pulsa en la opción «Respuesta automática desactivada».

3. Sincroniza varias cuentas de correo dentro de Gmail

Gmail permite sincronizar más de una dirección de correo electrónico dentro de tu misma cuenta. Lo mejor de todo ello es que además de otras cuentas de Google, también vas a poder importar cuentas de otros servidores como podría ser Outlook o Hotmail y así tener así todos tus correos centralizados.

Para sincronizar varios correos electrónicos desde Gmail primero de todo será necesario configurarlos. Si bien a primeras el proceso puede parecer complicado o tedioso, veras que una vez le pilles el truco no lo es tanto. En primer lugar será necesario que accedas a la configuración de Gmail (pulsa en el icono de la rueda dentada) y haz clic en «Configuración».

Una vez en esta nueva ventana, haz clic en la pestaña «Cuentas e importación» y dentro de «Consultar el correo de otras cuentas» haz clic en «Añadir una cuenta de correo». Introduce los datos de tu cuenta y a partir de este momento tus correos electrónicos llegarán a la bandeja de entrada de Gmail.

Si lo que deseas es responder directamente tus correos electrónicos desde Gmail, es necesario que también los configures. Para ello ve nuevamente a «Cuentas e importación», busca la sección «Enviar como» y haz clic en «Añadir otra dirección de correo electrónico». Configura nuevamente la dirección de email que quieres importar y verás que desde la ventana para redactar un correo aparecerá la opción de elegir desde qué cuenta quieres enviarlo.

4. Organiza tus mensajes según su prioridad

Es habitual que a diario recibamos una cantidad ingente de correos electrónicos y en ocasiones, esto dificulta localizar aquellos mensajes que son realmente útiles. Para facilitar esta tarea Gmail permite que añadamos un icono con forma de estrella para marcar los mensajes importantes y que éstos destaquen frente al resto.

Utilizar esta funcionalidad es realmente sencillo pues únicamente es necesario hacer clic sobre la estrella que aparece al lado del email en cuestión. Es probable por eso que una única estrella no te resulte suficiente para clasificar tus correos según su importante. Afortunadamente hay una solución muy sencilla para esto.

Estrellas de Gmail

Para configurar los iconos de prioridad de tus mensajes recibidos es necesario que accedas al menú de Configuración de Gmail. Desde éste pulsa la pestaña «General» y buscar la sección «Estrellas». Por defecto Gmail únicamente mostrará la estrella de color amarillo pero si lo deseas, puedes añadir otros iconos para resaltar correos.

Añadir estrellas a Gmail

Si quieres añadir nuevas estrellas o iconos a Gmail, simplemente arrastra este icono desde la sección «Sin uso» hasta «En uso». Cuando hayas finalizado este proceso, asegúrate de pulsar el botón «Guardar cambios». Ahora podrás añadir nuevos iconos a tus mensajes pulsando de forma sucesiva sobre la estrella.

5. Organiza tus mensajes con etiquetas

Si el sistema de estrellas te parece insuficiente, Gmail permite añadir etiquetas a grupos de correo electrónico para así organizar y clasificar tus emails de un modo mucho más visual.

Para empezar a utilizar las etiquetas de Gmail primero de todo es necesario acceder al menú de Configuración de tu correo electrónico. Para ello haz clic en el icono en forma de rueda dentada y seguidamente pulsa en el botón «Configuración». Ya en la nueva ventana pulsa en la pestaña «Etiquetas».

etiquetas gmail 1

El proceso para crear etiquetas desde Gmail es bastante intuitivo. En primer lugar podrás ver las etiquetas de sistema creadas por el mismo servicio de correo electrónico, las categorías predeterminadas y finalmente las etiquetas generadas por los usuarios. Si quieres crear una nueva etiqueta simplemente pulsa en el botón «Nueva etiqueta» y rellena los campos solicitados por Gmail.

Crear etiquetas es realmente útil pues permite agrupar varios correos electrónicos a una misma categoría, añadirles un icono del color que deseemos y de este modo resulta mucho más sencillo no sólo localizar correos sino también echar un vistazo rápido a nuestra bandeja de entrada.

Si necesitas más ayuda para crear etiquetas a través de Gmail no te preocupes. Bajo estas líneas encontrarás una guía paso a paso con la que podrás aprender a hacerlo sin problemas.

6. Configura la bandeja de entrada a tu gusto

Sin duda, la bandeja de entrada de Gmail es la sección más importante y también la más utilizada del correo electrónico. Desde ella podemos consultar cualquier mensaje recibido, responderlo o eliminarlo. Aunque Gmail ha evolucionado mucho desde sus inicios y actualmente ofrece una bandeja de entrada simplificada, todavía puede resultar un poco confusa para sus usuarios. Es por ello siempre recomendable configurarla a tu antojo.

Cómo configurar la bandeja de entrada de Gmail

Para establecer las pestañas que deseas que aparezcan en tu bandeja de entrada haz clic en el icono «Configuración» y a continuación pulsa en la opción «Configuración de bandeja de entrada». Esto abrirá una nueva ventana desde donde podrás elegir qué pestañas habilitar en tu bandeja de entrada (Principal, Social, Promociones, Notificaciones y Fotos) para que no todas aparezcan en tu bandeja de «Principal».

7. Aprende a crear y añadir filtros a tu correo

Otro método interesante para tener control absoluto sobre tus mensajes de correo electrónico es añadir filtros a tus mensajes entrantes. Éstos filtros son capaces de realizar acciones de forma automática cuando cierto correo llega a tu bandeja de entrada (por ejemplo eliminar emails de ciertos remitentes, añadir etiquetas, archivar correos con archivos adjuntos de cierto tamaño, etc.)

Filtros y direcciones bloqueadas de Gmail

Para gestionar y crear filtros desde Gmail primero deberás acceder al menú de Configuración de tu correo electrónico. Desde éste, pulsa en la etiqueta «Filtros y direcciones bloqueadas». Ya en en esta nueva ventana podrás tener una visión general de todos los filtros que en estos momentos están vinculados a tu dirección de correo.

Menú para añadir filtros a Gmail

Para añadir un nuevo filtro, ve al final de la lista y pulsa en la opción «Crear un filtro». Desde éste podrás configurar si el filtro estará vinculado con el destinatario, el contenido del email, su tamaño, si éste contiene algún archivo adjunto o chat, etc. Tras ello pulsa «Crear filtro» y decide qué acción debe tomar Gmail cuando reciba un correo que coincida con las especificaciones que elegiste. Tras ello simplemente pulsa en el botón azul «Crear filtro». ¡Así de sencillo!

8. Aprende a bloquear a usuarios

Gmail es capaz de enviar a la carpeta de spam cualquier email que considere sospechoso o que tenga indicios de ser fraudulento. Sin embargo, en ocasiones existen emails de personas que nos resultan bastante más irritantes que el correo spam y que nos gustaría eliminar de nuestra bandeja de entrada. En este tipo de situaciones lo más práctico es bloquear al remitente pero… ¿sabes cómo hacerlo?

Bloquear un remitente de Gmail

Bloquear un correo electrónico desde Gmail es realmente sencillo. Simplemente localiza un email recibido de esa persona non-grata, ábrelo y pulsa en el icono de los tres puntos verticales que aparece junto al icono de «Responder». Esto abrirá un menú desplegable donde tan sólo es necesario hacer clic en el botón «Bloquear a».

Alternativamente también puedes bloquear el correo electrónico de una persona creando un filtro sobre este. Para saber cómo funcionan los filtros de Gmail, lee el punto número 7.

9. Aprende a crear una lista de tareas

¿Eres de los que necesita responder a diario cientos de correos electrónicos y al final termina olvidándose de la mitad? No te preocupes, no eres el único y Gmail sabe perfectamente que es un problema de lo más común. Es por ello que el servicio de correo electrónico ofrece la opción de crear una lista de tareas con la que siempre sabrás qué correos debes responder a lo largo del día.

Para crear una lista de tareas con Gmail simplemente marca el correo electrónico en cuestión (sin abrir el correo) y pulsa en el icono de los tres puntos verticales que aparece en la parte superior de la bandeja de entrada. Una vez hecho esto se abrirá un menú desplegable donde debes pulsar la opción «Añadir a Tasks».

Añadir un email a tasks

Una vez hecho esto, aparecerá una ventana flotante con todos los correos y tareas que todavía tienes que realizar. A medida que las vayas completando podrás ir marcándolas para que desaparezcan de la pantalla. De este modo jamás olvidarás de responder un email importante a lo largo del día.

10. Cambia el tema de Gmail

Si te gusta personalizar tu equipo hasta el más mínimo detalle, seguro que estás deseando cambiar la apariencia de la bandeja de entrada de Gmail. Para ello simplemente haz clic en Configuración (es el icono de la rueda dentada) y pulsa en la opción «Temas».

Temas de Gmail

Una vez hecho esto, Gmail te mostrará un amplio abanico de bonitas imágenes para cambiar la apariencia del interfaz de Gmail. Si ninguna de ellas te convence, no te preocupes, pues podrás utilizar también cualquier imagen que desees pulsando en la opción «Mis fotos».

Temas de Gmail

Tras establecer la imagen de fondo de Gmail también podrás cambiar el color de fondo del servicio y añadir todo tipo de efectos para que tu bandeja de entrada resulte de lo más atractiva. Ideal para todos los que pasan largas horas trabajando desde su email y les gusta dar un toque personal a todas sus cosas.

11. Conoce todos los accesos a tu cuenta de correo electrónico

Nuestro correo electrónico guarda mucha información personal y muchos secretos que no queremos que caigan en ojos ajenos. Es por tanto muy habitual que éste sea un objetivo de hackers, ladrones de identidad e incluso parejas celosas que ansían cotillear tu correo personal.

Si sospechas que alguien accede a tu cuenta de Gmail sin tu permiso pero no sabes cómo comprobarlo, recomendamos que eches un vistazo al historial de accesos de tu email. El proceso es realmente sencillo y tan sólo va a llevarte unos segundos.

En primero lugar es necesario que accedas a la bandeja de entrada de Gmail y vayas al final de la página. Verás que en la esquina inferior derecha de ésta aparece el mensaje «Última actividad de la cuenta» y junto a ella los minutos u horas que han pasado desde que alguien consultó tu correo. Pulsa en el botón «Detalles».

Detalles de la cuenta de Gmail

Esto abrirá una ventana con todos los accesos realizados a tu cuenta de correo electrónico clasificados por el tipo de acceso así como también por su dirección IP. Si ves cualquier información sospechosa, recomendamos que pulses el botón «Cerrar todas las demás sesiones web de Gmail», cambies la contraseña de acceso a tu correo e informes a Google de este acceso indebido.

12. Realiza chats, videollamas y llamadas a través de Hangouts

Si eres usuario de Hangouts, te alegrará saber que puedes chatear y realizar tanto llamadas como videollamadas desde la misma bandeja de entrada de Gmail. Encontrarás su centro de mandos en la esquina inferior izquierda de la pantalla así que… ¿ a qué estás esperando para hablar con tus amigos?

Interfaz de Hangouts en Gmail

13. Realiza copias de seguridad de tu correo electrónico

Aunque estamos acostumbrados a que nuestro correo electrónico se encuentre en la nube, muchos de nosotros desearíamos tener una copia de seguridad en nuestro equipo por si las moscas.

Google ofrece una opción sencilla para poder descargar una copia de tu correo electrónico (además del resto de los datos que tiene la compañía) y que puedas guardarlos en tu equipo. Para ello debes acceder a la opción «Descargar tus datos» de tu cuenta de Google (haz clic aquí para ello) y asegúrate de tener marcada la opción «Correo».

14. Comparte tu cuenta de correo con otra persona

Puede que por razones laborales o personales necesites dar acceso a tu cuenta de correo electrónico a otra persona pero no por ello quieras compartir tu dirección o tu contraseña. Gmail ofrece un método sencillo con el cual otra persona va a tener acceso a tu correo y va a poder responder emails en tu nombre pero no se le permitirá, por ejemplo, cambiar tu configuración ni tu contraseña.

Para delegar tu correo electrónico temporalmente a una persona simplemente accede a la configuración de Gmail y haz clic en la pestaña «Cuentas e importación». Dentro de la sección «Conceder acceso a tu cuenta» pulsa en el boton «Añadir otra cuenta» y especifica la dirección de correo electrónico de esta persona.

Dar acceso a otra persona a tu cuenta de Gmail

Como te hemos dicho, esta opción únicamente permite acceder a tu correo y responder a tus mensajes, pero jamás podrá robar tu cuenta puesto que todas las opciones de configuración y cambio de contraseña quedarán bloqueadas.

Si quieres conocer más detalles sobre esta opción que ofrece Gmail consulta el artículo que te recomendamos aquí abajo.

15. Envía mensajes confidenciales

Si acostumbras a enviar mensajes o archivos adjuntos con datos sensibles o confidenciales, te interesará saber que Gmail ha añadido la opción de enviar correos privados y altamente protegidos. Éstos tienen una fecha de vencimiento (es decir, desaparecen tras una fecha que has prefijado), no pueden copiarse, reenviarse ni imprimirse. Lo mismo sucede con sus archivos adjuntos. Además de ello, para abrir estos mensajes los destinatarios necesitarán de una contraseña generada por Google.

Cómo activar el modo confidencial en Gmail

Para enviar un mensaje confidencial, en primer lugar es necesario que redactes el mensaje y añadas los archivos adjuntos tal y como siempre lo harías. A continuación haz clic en el botón «Activar o desactivar el modo confidencial» que aparece en la parte inferior de la pantalla (justo a la derecha de «Insertar imagen»). Tras ello configura la confidencialidad del mensaje y guarda los cambios. ¡Tu mensaje ya está listo para ser enviado!

16. Inserta archivos de Google Drive

Google Drive está perfectamente integrado a Gmail, por lo que podrás añadir archivos adjuntos de este servicio de almacenamiento en la nube directamente desde tu correo.

Añadir archivos de Google Drive a un email

Para añadir un archivo de Drive a tu email, simplemente redáctalo como lo harías con normalidad y a continuación pulsa en el icono de Google Drive de la parte inferior de la pantalla. Esto abrirá una nueva ventana donde podrás seleccionar el archivo que desees de tu cuenta de almacenamiento en la nube y añadirlo a tu mensaje de correo electrónico.

Google Drive DESCARGAR
7

17. Utiliza sus atajos de teclado

Aunque muchos desconocen este hecho, Gmail tiene un gran surtido de atajos de teclado que puedes consultar pulsando Shift + ?. Éstos son realmente útiles si utilizas tu correo electrónico a diario y quieres acelerar un poco tu productividad.

Existen dos tipos de atajos de teclado en Gmail, los que están siempre habilitados y los que deberás activar mediante su menú de atajos (tecla Shift + ? y luego hacer clic en la opción «Habilitar».

Cómo habilitar los atajos de Gmail

Bajo estas líneas te mostramos todos:

Atajos de teclado siempre activos:

Redacción y chat:

  • <Shift> + Esc : Destacar la ventana principal.
  • <Esc> : Destacar el chat o redacción más reciente
  • <Ctrl> + . : Ir al chat o redacción siguiente.
  • <Ctrl> + , : Ir al chat o redacción anterior.
  • <Ctrl> + <Enter> : Enviar.
  • <Ctrl> + <Shift> + c : Añadir destinatarios a Cc.
  • <Ctrl> + <Shift> + b : Añadir destinatarios a Cco.
  • <Ctrl> + <Shift> + f : Acceder a dirección de remitente personalizada.
  • <Ctrl> + k : Insertar un enlace.
  • <Ctrl> + ; : Ir a la palabra anterior con errata.
  • <Ctrl> + ‘ : Ir a la palabra siguiente con errata.
  • <Ctrl>+ m : Abrir sugerencias de ortografía.

Formato:

  • <Ctrl>+ z: Deshacer.
  • <Ctrl> + y: Rehacer.
  • <Ctrl> +< Shift> + 5 : Fuente anterior.
  • <Ctrl> + <Shift> + 6 : Siguiente fuente.
  • <Ctrl> + <Shift>+ – : Reducir el tamaño del texto.
  • <Ctrl> + <Shift> + + : Aumentar el tamaño del texto.
  • <Ctrl> + b : Negrita.
  • <Ctrl> + i : Cursiva.
  • <Ctrl> + u : Subrayado.
  • <Ctrl> + <Shift + 7 : Lista numerada.
  • <Ctrl> + <Shift + 8 : Lista con viñetas.
  • <Ctrl> + Shift + 9 : Citar.
  • <Ctrl> + [ : Reducir sangría.
  • <Ctrl> + ] : Aumentar sangría.
  • <Ctrl> + <Shift> + l : Alinear a la izquierda.
  • <Ctrl> +<Shift> + e : Centrar.
  • <Ctrl> + <Shift> + r : Alinear a la derecha.
  • <Ctrl> + <Shift> + , : Configurar de derecha a izquierda.
  • <Ctrl> + <Shift> + . : Configurar de izquierda a derecha.
  • <Ctrl> + \ : Eliminar formato.

Atajos de teclado que debes habilitar desde el menú Shift + ?:

Saltos:

  • g y después i : Ir a Recibidos.
  • g y después s : Ir a Conversaciones destacadas.
  • g y después t : Ir a Enviados.
  • g y después d : Ir a Borradores.
  • g y después a : Ir a Todos.
  • g y después c : Ir a Contactos.
  • g y después k : Ir a Tareas.
  • g y después l : Ir a etiqueta.

Selección de conversaciones:

  • * y después a : Seleccionar todas las conversaciones.
  • * y después n : Eliminar selección de todas las conversaciones.
  • * y después r : Seleccionar conversaciones leídas.
  • * y después u : Seleccionar conversaciones no leídas
  • * y después s : Seleccionar conversaciones destacadas
  • * y después t : Seleccionar conversaciones sin destacar

Navegación:

  • u : Volver a la lista de conversaciones.
  • k / j : Conversación más reciente/anterior.
  • o o <Enter> : Abrir conversación; ampliar/minimizar conversación.
  • p / n : Leer mensaje anterior/siguiente.
  • g y después n: Ir a la página siguiente.
  • g y después p: Ir a la página anterior.
  • ` : Ir a la siguiente sección de Recibidos.
  • ~ : Ir a la anterior sección de Recibidos.

Aplicación:

  • c : Redactar.
  • d : Redactar en una pestaña.
  • / : Buscar correo electrónico.
  • q : Buscar contactos en chat.
  • . : Abrir el menú «Más acciones».
  • v : Abrir el menú «Mover a».
  • l : Abrir el menú «Asignar la etiqueta».
  • ? : Abrir la ayuda de atajos de teclado.

Acciones:

  • , : Cambia el cursor a la barra de herramientas.
  • x : Seleccionar una conversación.
  • s : Destacar/navegar entre los iconos de estrellas.
  • y : Eliminar etiquetas.
  • e : Archivar.
  • m : Silenciar una conversación.
  • ! : Marcar como spam.
  • # : Eliminar.
  • r : Responder un correo.
  • <Shift> + r : Responder un correo en una ventana nueva.
  • a : Responder a todos.
  • <Shift> + a : Responder a todos en una ventana nueva.
  • f : Reenviar.
  • <Shif>t + f : Reenviar en una ventana nueva.
  • <Shift> + n : Actualizar la conversación.
  • ] / [ : Eliminar la conversación de la vista actual e ir a la anterior/siguiente.
  • } / { : Archiva la conversación de la vista actual y dirige a la conversación anterior/siguiente.
  • z : Deshacer última acción.
  • <Shift> + i : Marcar como leído.
  • <Shift> + u : Marcar como no leído.
  • _ : Marca como no leídos los mensajes a partir del seleccionado.
  • + o = : Marcar como importante.
  • – : Marcar como no importante.
  • ; : Mostrar toda la conversación.
  • : : Ocultar toda la conversación.
  • <Shift> + t : Añadir conversación a Tasks.

Hangouts:

  • h y después m : Mostrar el menú.
  • h y después a : Mostrar las conversaciones archivadas.
  • h y después i : Mostrar las solicitudes de conversaciones.
  • h y después c : Selecciónar la lista de conversaciones.
  • h y después p : Abrir el teléfono.

Esperamos que nuestra guía de trucos de Gmail te haya servido de ayuda para sacar el mayor partido a tu correo electrónico. ¿Conoces algún otro truco o consejo que no esté en esta lista? ¡Compártelo con nosotros en la sección de comentarios!

  • Enlace Copiado!

También te puede interesar

Leer todos los comentarios
Cargando comentarios

Últimos artículos

Apps más descargadas

Publicidad