¿Alguna vez has sentido que tu ordenador del trabajo es un auténtico caos? Al cabo de un tiempo, es normal que acabes acumulando un sinfín de contenido y archivos de todo tipo, pero lo más seguro es que, con las prisas, pierdas la pista de dónde está cada uno. Vaya, que con tanto desorden, organizarlo todo es una ardua tarea... Pero no imposible. Aquí entra en juego Box, un servicio de almacenamiento en la nube y gestión de contenidos que te ayudará a poner orden en ese desorden digital.
Gracias a Box, podrás simplificar el trabajo colaborativo sin sacrificar la seguridad. La plataforma te permite acceder a los archivos desde cualquier dispositivo, te facilita herramientas para trabajar en equipo en tiempo real y posee estrictas medidas de protección de datos, convirtiéndose en una solución integral para negocios de cualquier tamaño.
¿Te gusta lo que estás leyendo? Pues eso no es todo. A lo largo de este artículo, exploraremos en detalle qué hace destacar a Box, sus ventajas, sus posibles inconvenientes y si realmente es el servicio que necesitas en tu día a día profesional.
¿Qué es Box?
Box es una aplicación de disco virtual dirigida a negocios de todos los tamaños, desde pymes hasta grandes corporaciones, que buscan un lugar seguro y eficiente donde gestionar su contenido. También es ideal para equipos de marketing, departamentos legales y profesionales que manejan datos sensibles.
Fundada en 2005, Box Inc. tiene su sede en Redwood City, California, y con los años se ha convertido en uno de los líderes en almacenamiento y colaboración en la nube. Con millones de clientes en todo el mundo, Box se distingue por sus sólidas funciones de seguridad y su fácil integración con servicios populares como Microsoft 365 y Google Workspace.
Entre sus funciones más destacadas encontramos el almacenamiento en la nube con acceso seguro desde cualquier dispositivo, funciones de colaboración como anotaciones y firmas electrónicas, y opciones avanzadas de seguridad como el cifrado en tránsito y en reposo. Si buscas una solución robusta para la gestión de contenidos empresariales, sigue leyendo.
¿Por qué Box?
Tras analizarla en profundidad, hemos asignado a Box una puntuación de 9.1 sobre 10, una calificación más que merecida por su fiabilidad y sus completas funciones de colaboración y seguridad.
Box ofrece una experiencia muy completa, especialmente para empresas que manejan una gran cantidad de contenido y requieren estrictas medidas de protección. Aunque el precio de Box es más elevado que el de algunas alternativas, la calidad de su servicio y su capacidad para integrarse perfectamente con herramientas populares justifican esta inversión.
Entre sus principales virtudes destacan su seguridad de nivel empresarial con cifrado en tránsito y en reposo, su integración fluida con aplicaciones como Microsoft 365 y Google Workspace, y las funciones de automatización de flujos de trabajo. Por otro lado, algunos usuarios han señalado problemas ocasionales de sincronización y una funcionalidad offline algo limitada, lo que puede afectar a quienes necesiten trabajar sin conexión frecuente.
Puntos en los que destaca Box
Box sobresale en varios aspectos clave que la convierten en un aliado poderoso y versátil para la gestión de contenidos en la nube. Cada una de sus características está diseñada para optimizar la colaboración, la seguridad y la eficiencia, adaptándose a las necesidades de empresas de cualquier tamaño:
Almacenamiento y Gestión de contenidos en la nube
Con las aplicaciones de Box, los negocios pueden acceder a su almacenamiento desde cualquier dispositivo, permitiendo a los equipos acceder a sus archivos de manera remota. Una característica de gran utilidad para empresas con equipos distribuidos o que trabajan en modalidad híbrida.
Seguridad de nivel empresarial
Uno de los puntos más fuertes de Box es su compromiso con la seguridad. Todos su contenido es cifrado en tránsito y en reposo, pasando por un sistema de acceso avanzado. Esto garantiza que la información sensible esté siempre protegida. Además, cumple con normativas internacionales como SOC2, ISO 27001, GDPR y HIPAA.
Integraciones con terceros
La capacidad de Box para integrarse con productos de terceros, como Microsoft 365, Google Workspace y Salesforce facilita enormemente la colaboración y el flujo de trabajo. De este modo pueden editar su contenido, compartir archivos y gestionar proyectos sin salir de Box.
Interfaz intuitiva
La navegación en Box es muy sencilla y eficiente gracias a su función de arrastrar y soltar, con una interfaz que facilita mucho el acceso a los archivos y la organización de carpetas, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Sincronización en tiempo real
Con Box, los archivos se actualizan automáticamente en todos los dispositivos vinculados, asegurando que los equipos trabajen siempre sobre la versión más reciente de un contenido. Este aspecto es de enorme importancia para proyectos colaborativos.
Herramientas de colaboración
Box incluye funciones como la compartición de archivos, anotaciones y firmas electrónicas, lo que permite a los equipos trabajar juntos de manera eficiente sin necesidad de usar múltiples aplicaciones.
Prevención de pérdida de datos (DLP)
Esta útil característica de Box monitoriza y bloquea el intercambio no autorizado de información, añadiendo una capa extra de seguridad crucial para empresas que manejan datos sensibles.
Herramientas de analítica
Box proporciona funciones avanzadas de informes y análisis que permiten a las empresas obtener insights basados en datos sobre su uso. Mediante su panel de administración se pueden visualizar métricas clave, como la cantidad de archivos almacenados, el acceso al contenido y la actividad de los colaboradores.
Herramientas de informes
Box ofrece informes personalizables que permiten a los administradores generar auditorías detalladas sobre la actividad de los usuarios. Entre las visualizaciones disponibles se incluyen gráficos de acceso a documentos, registros de modificaciones y reportes de seguridad que facilitan la identificación de posibles riesgos. Esta funcionalidad convierte a Box en una opción ideal para organizaciones que buscan optimizar la gestión de contenidos a través de un enfoque basado en datos.
Aplicaciones de escritorio y móviles
Box dispone de varias aplicaciones para escritorio (Windows y macOS) y móviles (iOS y Android), diseñadas para adaptarse a diferentes dispositivos y sistemas operativos, lo que permite acceder a sus archivos en línea desde cualquier lugar. Además, ofrece funciones específicas como Box Drive, que sincroniza archivos de forma segura con el explorador de archivos del sistema, y Box Tools, que facilita la edición a través de aplicaciones de terceros.
Gracias a esta amplia gama de aplicaciones, los usuarios pueden disfrutar de una experiencia fluida sin importar el dispositivo que utilicen, permitiendo a los equipos de trabajo colaborar en tiempo real y acceder a contenido importante incluso fuera de la oficina. Al igual que el sitio web, las aplicaciones también incluyen opciones avanzadas de autenticación y cifrado, lo que garantiza que los datos se mantengan protegidos en todo momento.
¿Qué diferencia a Box de sus competidores?
Box se diferencia de sus competidores por su inquebrantable enfoque en la seguridad. Si bien es cierto que hay más servicios que ofrecen almacenamiento en la nube, pocos pueden presumir de disponer del cifrado en tránsito y en reposo, junto con estrictas normativas de compliance.
Además de la seguridad, Box sobresale por sus potentes integraciones con herramientas de terceros como Microsoft 365, Google Workspace y Salesforce. Esta compatibilidad permite a los equipos colaborar sin ningún tipo de inconveniente, pudiendo editar sus documentos directamente desde la plataforma y gestionar proyectos de forma eficiente.
Pros y Contras de Box: Seguridad vs Precio
Como toda herramienta, Box tiene sus luces y sombras. A continuación, analizamos sus principales ventajas y desventajas, para que puedas decidir si es la plataforma adecuada para tu empresa:
Pros ✅
- Seguridad y cumplimiento avanzados (SOC2, ISO 27001, GDPR, HIPAA).
- Integraciones fluidas con herramientas de terceros.
- Interfaz intuitiva y fácil de implementar.
- Escalabilidad para empresas de cualquier tamaño.
- Robustas herramientas de colaboración y automatización.
- Disponibilidad de apps para diferentes dispositivos.
Contras ❌
- Precio elevado de sus planes de pago en comparación con sus competidores.
- Problemas ocasionales al sincronizar.
- Capacidades fuera de línea bastante limitadas.
Audiencia: ¿Para quién es Box?
Box es una plataforma diseñada para adaptarse a las necesidades de diferentes tipos de empresas. Por ello, su experiencia no será igual de útil para todo el mundo, y habrá personas y equipos que podrían utilizar otras herramientas en su lugar.
¿Quién puede beneficiarse más de Box?
- Empresas grandes y pymes: Estas organizaciones, que manejan una gran cantidad de archivos y documentos, requieren una plataforma segura y eficiente que facilite la colaboración y el acceso remoto, algo que Box ofrece con creces.
- Equipos de TI y cumplimiento: Dado que Box cumple con normativas internacionales como SOC2, ISO 27001, GDPR y HIPAA, es una herramienta ideal para aquellos departamentos que necesitan mantener estándares estrictos de seguridad y privacidad.
- Departamentos de marketing y creatividad: La capacidad de compartir archivos, realizar anotaciones en tiempo real y colaborar desde la nube hace que Box sea especialmente útil para equipos que trabajan en proyectos dinámicos y creativos.
- Profesionales legales y financieros: La protección de documentos sensibles es crucial en estos sectores, y Box proporciona las herramientas necesarias para asegurar la confidencialidad y el acceso controlado a la información.
¿Quién podría necesitar otro servicio de almacenamiento en la nube?
- Pequeños equipos con presupuestos ajustados: Para empresas emergentes o equipos con recursos limitados, el coste de Box puede resultar elevado en comparación con otras soluciones más asequibles del mercado.
- Usuarios con alta necesidad de acceso offline: Aunque Box ofrece sincronizar contenido en tiempo real, sus capacidades para trabajar sin conexión son limitadas, lo que puede ser un inconveniente para quienes dependen de la disponibilidad offline constante.
Razones para cambiar o adoptar Box
Elegir una plataforma de gestión de contenidos en la nube no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Box se presenta como una de las opciones más completas del mercado, pero ¿Qué impulsa a las empresas a adoptarla o, por el contrario, a abandonarla?
Razones para elegir Box
- Seguridad avanzada: Box ofrece cifrado de nivel empresarial y cumple con normativas internacionales como SOC2, ISO 27001, GDPR y HIPAA, garantizando la protección de los datos más sensibles.
- Mejor integración con aplicaciones existentes: La plataforma se conecta sin problemas con aplicaciones como Microsoft 365, Google Workspace y Salesforce, lo que permite a los usuarios colaborar con otros sin necesidad de cambiar de entorno de trabajo.
- Optimización de la colaboración y flujos de trabajo: Sus funciones de anotación en archivos, las firmas electrónicas y la la capacidad de sincronizar en tiempo real permiten a los equipos trabajar de forma segura, eficiente y coordinada.
Razones por las que los usuarios la abandonan
- Precios elevados: Box tiene un coste superior al de muchas alternativas del mercado, lo que puede ser un obstáculo para empresas con presupuestos ajustados.
- Problemas al sincronizar: Algunos usuarios han reportado incidencias ocasionales con la actualización de archivos, pudiendo afectar la colaboración en tiempo real.
- Limitaciones en el acceso offline: Aunque la gestión del almacenamiento en la nube es muy eficiente, la capacidad de trabajar sin conexión de Box es bastante limitada.
Precios y descuentos
Box ofrece una variedad de planes diseñados para satisfacer las necesidades de individuos, equipos y empresas. A continuación, se detallan los planes disponibles, sus características y precios:
Planes para personas y equipos
- Individual (Gratis): Este plan gratuito está orientado a usuarios individuales que requieren almacenamiento seguro y funciones básicas de compartición y firmas electrónicas. Incluye hasta 10 GB de almacenamiento, límite de carga de archivos de 250MB, acceso a una versión por archivo y la posibilidad de enviar hasta 5 documentos para firma electrónica al mes. Si querías Box gratis, esta es tu opción ideal.
- Personal Pro: Diseñado para usuarios que necesitan mayor capacidad y flexibilidad. Ofrece hasta 100 GB de almacenamiento, límite de carga de archivos de 5 GB, acceso a 10 versiones por archivo y permite enviar hasta 15 documentos para firma electrónica al mes, además de plantillas ilimitadas. Este plan tiene un coste de 12 € por usuario al mes.
- Business Starter: Ideal para equipos pequeños de hasta 10 usuarios. Proporciona hasta 100 GB de almacenamiento compartido, límite de carga de archivos de 2 GB, acceso a 25 versiones por archivo y permite enviar hasta 10 documentos para firma electrónica por usuario al mes, junto con plantillas ilimitadas y soporte técnico dedicado. Este plan tiene un coste de 6 € por usuario al mes, con un mínimo de 3 usuarios.
Planes para empresas
- Business: Pensado para empresas que requieren almacenamiento y colaboración sin restricciones. Ofrece espacio de almacenamiento ilimitado, límite de carga de archivos de 5 GB, uso compartido seguro, estándares de cumplimiento SOC 1/SOC 2/SOC 3, más de 1500 integraciones, 50 000 llamadas API al mes y soporte técnico dedicado. Este plan tiene un coste de 18 € por usuario al mes, con un mínimo de 3 usuarios.
- Business Plus: Dirigido a empresas que buscan funcionalidades adicionales. Incluye todas las características del plan Business, pero con una carga de archivos de hasta 15 GB y la posibilidad de añadir colaboradores externos de forma ilimitada. Este plan tiene un coste de 30 € por usuario al mes, con un mínimo de 3 usuarios.
- Enterprise: Diseñado para grandes organizaciones con necesidades avanzadas de seguridad y personalización. Incluye todas las características del plan Business Plus, pero con un límite de carga de archivos de hasta 50 GB, acceso a portales de contenido con Box Hubs, más estándares de cumplimiento como HIPAA y FedRAMP, 100 000 llamadas API al mes y capacidades avanzadas de flujo de trabajo. Este plan tiene un coste de 42 € por usuario al mes, con un mínimo de 3 usuarios.
- Enterprise Plus: Es la opción más completa para empresas con requisitos personalizados. Ofrece todas las funciones del plan Enterprise, junto con carga de archivos de hasta 150 GB, herramientas avanzadas de inteligencia artificial y controles automatizados que permiten protegerte contra amenazas y filtraciones de datos. Además, dispone de servicios de asistencia mejorados con cobertura ininterrumpida. El precio de este plan es personalizado y requiere contacto directo con el equipo de ventas de Box.
Box también ofrece un descuento del 25% a los nuevos clientes que opten por planes anuales en lugar de mensuales, y descuentos especiales para organizaciones sin ánimo de lucro. Además, todos los planes para equipos y empresas tienen una prueba gratuita de 14 días.
Implementación, formación y documentación
La implementación de Box es relativamente sencilla y no requiere una infraestructura compleja. La mayoría de las empresas pueden configurarlo en un plazo de 1 a 6 semanas, dependiendo del tamaño del equipo y las necesidades específicas de personalización.
En cuanto a los conocimientos técnicos previos, Box está diseñado para ser intuitivo y fácil de manejar, por lo que no es imprescindible contar con experiencia técnica avanzada para utilizarlo. Aún así, Box ofrece una amplia variedad de recursos como webinars, documentación en línea, tutoriales en vídeo y soporte técnico para guiar a los nuevos usuarios en el proceso de adopción.
Personal y gestión
La administración de Box dentro de una empresa generalmente recae en el equipo de TI, especialmente en organizaciones grandes que requieren una configuración avanzada de seguridad y permisos de acceso. En empresas más pequeñas, los administradores pueden ser los propios gerentes de proyecto o los responsables de operaciones, ya que la plataforma permite un control detallado sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
En términos de personal necesario para operar Box, la cantidad varía según el tamaño y la complejidad de la organización. En el caso de las pequeñas empresas, un solo administrador suele ser suficiente para gestionar el acceso y las configuraciones, mientras que en empresas medianas y grandes, es común contar con un equipo de TI dedicado.
Proceso de toma de decisiones
La decisión de adoptar Box en una empresa suele tomar entre 3 y 5 semanas y recae, por lo general, en los líderes empresariales y los responsables de TI. Aunque, en empresas más grandes, el comité de dirección o el equipo ejecutivo también puede intervenir en la aprobación del presupuesto y la estrategia de adopción. En esta toma de decisiones, el coste, la facilidad de integración con herramientas existentes y las características de seguridad suelen jugar un papel crucial.
Usabilidad e interfaz
Box destaca por disponer de una interfaz intuitiva y fácil de usar, diseñada para que tanto usuarios principiantes como avanzados puedan gestionar archivos sin muchas complicaciones. Su sistema de arrastrar y soltar facilita la organización de documentos, mientras que su estructura de carpetas y permisos permite una navegación clara y eficiente. Además, su integración con herramientas como Microsoft 365 y Google Workspace agiliza el acceso y la edición de archivos sin necesidad de descargar este contenido.
Sin embargo, algunos usuarios reportan pequeñas dificultades en la sincronización de archivos en tiempo real, lo que puede causar ligeros retrasos en la actualización de documentos compartidos. Aun así, la plataforma ofrece amplias opciones de personalización y administración, lo que la convierte en una opción potente para empresas que buscan flexibilidad y control en la gestión de contenidos.
Funciones de seguridad
Box cumple con los estándares de seguridad más exigentes, incluyendo SOC2, ISO 27001, GDPR y HIPAA, lo que la convierte en una opción ideal para empresas que manejan datos sensibles y deben cumplir con regulaciones estrictas. Su cifrado en tránsito y en reposo garantiza la protección de la información almacenada, evitando accesos no autorizados. Además, Box permite establecer controles avanzados de acceso y permisos para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan visualizar o modificar los archivos.
En cuanto a la autenticación, Box ofrece múltiples opciones para fortalecer la seguridad de acceso, incluyendo la verificación en dos pasos (2FA) y compatibilidad con el inicio de sesión único (SSO), que minimizan el riesgo de accesos no autorizados a la plataforma.
Atención al cliente
Box ofrece múltiples canales de soporte para atender las necesidades de sus usuarios. Entre ellos se incluyen chat en directo, correo electrónico y foros de la comunidad donde los usuarios pueden encontrar soluciones a problemas comunes. Además, los clientes de los planes empresariales y de equipos tienen acceso a soporte prioritario por vía telefónica.
Referente a los tiempos de respuesta a cualquier pregunta, la mayoría de los usuarios reportan tiempos de atención rápidos en consultas básicas, especialmente mediante el chat en directo. Sin embargo, en casos más complejos, algunos usuarios han señalado que la resolución de tickets puede demorarse más de lo esperado.
Competencia: ¿Cuál es la mejor alternativa a Box?
Box es una de las opciones más destacadas en almacenamiento en la nube, pero no es la única. A continuación, analizaremos las principales alternativas a Box y qué las hace atractivas para ciertos usuarios:
Box vs Google Drive
Google Drive es una opción más económica con sólidas funciones de colaboración, ideal para empresas que priorizan la facilidad de uso y la integración con otras herramientas de Google. La plataforma es especialmente atractiva para equipos que trabajan con Google Workspace y necesitan gran cantidad de espacio de almacenamiento en la nube sin un alto coste. Sin embargo, carece de las avanzadas medidas de seguridad y ejecución normativa que ofrece Box, lo que puede ser un factor determinante para empresas que manejan datos sensibles.
Box vs Dropbox Business
Una alternativa asequible con un buen equilibrio entre almacenamiento, seguridad y funciones colaborativas. Dropbox Business permite compartir y sincronizar archivos con facilidad, lo que lo hace atractivo para equipos de trabajo distribuidos. Aunque su enfoque en la experiencia del usuario es fuerte, no alcanza el mismo nivel de seguridad y control de acceso que Box, por lo que puede no ser la mejor opción para empresas con altos requerimientos en protección de datos.
Box vs Microsoft OneDrive
OneDrive destaca por su integración perfecta con Microsoft 365, lo que la convierte en la mejor alternativa para negocios que ya utilizan otros productos del ecosistema de Microsoft. Su sistema de almacenamiento en la nube facilita la colaboración en archivos de Word, Excel y PowerPoint, sin embargo, su nivel de seguridad y cumplimiento normativo es inferior al de Box. Esto hace que sea una opción más conveniente para quienes buscan un espacio de almacenamiento integrado, pero no para empresas con estrictos requisitos de protección de datos.
Seguridad por encima de todo
Box se posiciona como una de las soluciones más completas para la gestión de contenidos en la nube, sobre todo para negocios que priorizan la seguridad, la colaboración y la integración con herramientas de terceros. Su cifrado de nivel empresarial, cumpliendo con normativas como SOC2, ISO 27001 y GDPR, y su capacidad de integrarse con Microsoft 365 y Google Workspace la convierten en una opción de confianza para organizaciones que manejan datos sensibles.
Recomendamos Box para empresas medianas y grandes que necesitan un entorno seguro y colaborativo para gestionar sus archivos, siendo de gran valor para departamentos legales, financieros y de TI, donde la protección de datos es una prioridad.
Sin embargo, aquellos que dependen en gran medida del acceso sin conexión podrían verse limitados por las restricciones de Box. Los equipos pequeños que cuentan con presupuestos más ajustados seguramente vean con mejores ojos Google Drive o Dropbox Business, ya que resultan más económicos y con funciones de colaboración sólidas.
En definitiva, Box destaca por su enfoque en la seguridad y la integración empresarial, convirtiéndose en una valiosa inversión para organizaciones que buscan optimizar sus flujos de trabajo sin comprometer la protección de sus datos. Si la seguridad y la colaboración en la nube son aspectos prioritarios para tu empresa, Box es sin duda una de las mejores opciones disponibles en el mercado.
