Si gestionas TI o estás al frente de la operación tecnológica de una empresa, sabes que 2025 no es el año para improvisar en la gestión de tus herramientas SaaS (Software-as-a-Service). El crecimiento exponencial de aplicaciones en la nube dentro de las organizaciones ya no es una tendencia: es una realidad que se vive día a día.
Recursos humanos usa una, marketing tiene otras cinco, ventas maneja su propio stack, y ni hablar del equipo de producto o finanzas. Así se va armando un ecosistema multi-SaaS que, si no se gestiona bien, puede convertirse en un auténtico dolor de cabeza. Aquí es donde entra en juego BetterCloud, un aliado para automatizar, controlar y dar visibilidad a todo ese universo SaaS que tu empresa ya está usando… y que probablemente seguirá creciendo.
En este artículo vamos a analizar cómo funciona, qué problemas soluciona y por qué puede marcar la diferencia en la eficiencia operativa y la seguridad de tu organización. Porque no se trata de tener más herramientas, sino de tener las correctas, bien conectadas y bien gestionadas.
¿Por qué necesita tu empresa una plataforma de gestión de SaaS (SMP)?
La realidad es que muchas empresas han adoptado decenas —y en algunos casos cientos— de aplicaciones SaaS sin una estrategia clara de gestión. Esto genera silos de información, procesos manuales innecesarios, y riesgos de seguridad que muchas veces ni se detectan hasta que ya es tarde.
Una plataforma de gestión SMP (SaaS Management Platform) como BetterCloud te permite tener el control de este entorno fragmentado: desde automatizar la incorporación y desvinculación de usuarios, hasta monitorear el uso real de las aplicaciones y aplicar políticas de seguridad sin intervención manual.
Además, una SMP ayuda a alinear mejor las áreas de TI con el negocio. ¿Cómo? Liberando al equipo técnico de tareas repetitivas para que puedan enfocarse en proyectos estratégicos.
También aporta transparencia: saber quién usa qué herramienta, para qué, y cuánto cuesta realmente. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite tomar decisiones más informadas y ágiles. En un entorno donde el crecimiento digital va a mil por hora, tener visibilidad y control ya no es un lujo, es una necesidad.
¿Qué es BetterCloud y cómo funciona?
BetterCloud nació en 2011 con una idea clara: ayudar a las empresas a gestionar de forma más inteligente su ecosistema de aplicaciones en la nube. Y con la reciente adquisición de Tricent, una plataforma de gobernanza y transferencia segura de archivos, sus servicios no han hecho más que mejorar.
En sus inicios, se centraba exclusivamente en Google Workspace, pero rápidamente evolucionó al ritmo del mercado SaaS. Hoy, BetterCloud es una de las plataformas de gestión de SaaS (SaaS Management Platform, o SMP) más consolidadas del sector, utilizada por miles de empresas que necesitan automatizar procesos, reforzar la seguridad y mantener el control en entornos donde se usan decenas (o cientos) de aplicaciones cloud.
¿Y para qué sirve exactamente? BetterCloud permite a las organizaciones automatizar tareas clave relacionadas con la gestión de usuarios y aplicaciones: onboarding y offboarding, asignación de permisos, auditoría de actividades sospechosas, aplicación de políticas de seguridad, entre muchas otras.
Su verdadero valor está en la automatización sin código: con flujos visuales e intuitivos, el equipo de TI puede crear reglas que antes requerían intervención manual o scripts personalizados. Esto reduce el riesgo de error humano, acelera los procesos y libera tiempo para tareas más estratégicas.
En un entorno donde la agilidad y la seguridad van de la mano, BetterCloud se posiciona como una solución que combina visibilidad, control y automatización. Es, en pocas palabras, una herramienta que permite a TI recuperar el control sin frenar al negocio.
Características principales de BetterCloud
Antes de elegir una solución integral para la automatización de los entornos multi-SaaS de tu empresa, es importante conocer sus principales funcionalidades.
Estas son las características de BetterCloud que más nos gustan:
- Automatización de flujos de trabajo (Workflows): Permite crear flujos automatizados sin necesidad de escribir código, para tareas como altas y bajas de usuarios, asignación de licencias o cambios de permisos.
- Gestión centralizada de múltiples aplicaciones SaaS: Consolida en un solo panel la administración de aplicaciones como Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Dropbox, Salesforce, entre muchas otras.
- Auditoría y monitoreo de actividad: Ofrece visibilidad completa sobre las acciones realizadas por los usuarios dentro de las aplicaciones conectadas, ayudando a detectar comportamientos anómalos o no autorizados.
- Políticas de seguridad configurables: Permite definir y aplicar políticas automáticas de cumplimiento, como la revocación de accesos cuando un usuario cambia de rol o abandona la empresa.
- Gestión de usuarios y permisos: Facilita el control de acceso a nivel granular, con la posibilidad de modificar o revocar permisos de forma masiva y automatizada.
- Integraciones nativas con herramientas clave: Dispone de integraciones profundas con más de 70 aplicaciones SaaS y también permite conexiones personalizadas mediante API.
- Alertas y notificaciones inteligentes: Configuración de alertas basadas en eventos específicos para que el equipo de TI reaccione rápidamente ante posibles riesgos o desviaciones.
- Interfaz intuitiva y enfoque no-code: Diseñado para que los administradores puedan operar de forma ágil, sin depender del desarrollo o conocimientos técnicos avanzados.
Pros de BetterCloud
- Automatización robusta sin código: Ideal para ahorrar tiempo y reducir errores operativos en tareas repetitivas como onboarding, offboarding o gestión de permisos.
- Visibilidad centralizada del ecosistema SaaS: Permite tener bajo control todas las aplicaciones y usuarios desde una única plataforma.
- Mejora la seguridad y el cumplimiento normativo: Con políticas automáticas y alertas que ayudan a prevenir brechas o malas prácticas.
- Gran número de integraciones nativas: Compatible con muchas de las herramientas SaaS más usadas en entornos corporativos.
- Escalable para organizaciones en crecimiento: Funciona bien tanto en medianas empresas como en entornos más complejos con múltiples departamentos y flujos.
- Interfaz intuitiva y bien diseñada: Accesible para equipos de TI sin necesidad de formación técnica intensiva.
Contras de BetterCloud
- Curva de aprendizaje inicial: Aunque no requiere código, configurar flujos avanzados puede llevar tiempo al principio.
- Dependencia de integraciones predefinidas: Las integraciones más profundas están limitadas a las aplicaciones oficialmente soportadas; fuera de ese ecosistema, puede requerirse trabajo adicional con API.
- Precio orientado a medianas y grandes empresas: Puede no ser la opción más rentable para equipos pequeños o startups con pocas aplicaciones.
- No sustituye una solución completa de seguridad: Aunque mejora la seguridad operativa, no reemplaza herramientas específicas de seguridad o gestión de identidad (IAM).
Audiencia: ¿Para quién es BetterCloud?
Ahora que ya conocemos a fondo BetterCloud, es hora de preguntarnos si este software para entornos SaaS que tu PYME necesita para automatizar todos sus procesos.
Para solventar tus dudas, hemos hecho una lista del tipo de usuarios/clientes que pueden beneficiarse de esta plataforma. Y son los siguientes:
- Empresas con múltiples aplicaciones SaaS en uso: Organizaciones que gestionan 10, 20 o más herramientas cloud y necesitan centralizar el control y la visibilidad.
- Equipos de TI con alta carga operativa: Especialmente aquellos que dedican mucho tiempo a tareas repetitivas como la gestión de usuarios, permisos o licencias.
- Empresas en crecimiento o en expansión internacional: BetterCloud facilita escalar procesos de incorporación y desvinculación de empleados de forma estandarizada y segura.
- Organizaciones con políticas de cumplimiento o seguridad exigentes: Empresas en sectores regulados (finanzas, salud, legal, etc.) que requieren trazabilidad y automatización de políticas.
- Departamentos de TI con enfoque estratégico: Ideal para quienes quieren pasar de un modelo reactivo a uno más proactivo y automatizado, liberando tiempo para iniciativas de valor.
- Empresas con alta rotación o movilidad de personal: BetterCloud permite automatizar el ciclo de vida de los usuarios, asegurando que los accesos se actualicen en tiempo real.
- Negocios que buscan optimizar costes de licencias SaaS: Al ofrecer visibilidad sobre el uso real de las aplicaciones, ayuda a identificar licencias infrautilizadas o redundantes.
¿Por qué los usuarios se cambian a BetterCloud?
Una de las principales razones por las que muchas empresas migran a BetterCloud es la necesidad de automatizar procesos que hasta ahora se venían haciendo de forma manual o con scripts poco escalables.
A medida que crece el número de aplicaciones y usuarios, gestionar tareas como el onboarding, la revocación de accesos o la reasignación de licencias se vuelve insostenible sin una herramienta centralizada.
BetterCloud ofrece esa automatización sin necesidad de código, lo que permite a los equipos de TI operar con más eficiencia y menor margen de error.
Otro factor clave es la visibilidad. En entornos multi-SaaS, perder el rastro de quién tiene acceso a qué aplicación es muy común. BetterCloud aporta una vista unificada y actualizada del uso, permisos y actividades en las herramientas conectadas.
Esto no solo mejora la gobernanza, sino que también ayuda a cumplir normativas internas y externas. Para muchas organizaciones, esta combinación de control, automatización y seguridad termina siendo el factor decisivo para hacer el cambio.
¿Por qué algunos usuarios abandonan BetterCloud?
A pesar de sus muchas ventajas, hay empresas que deciden dejar de usar BetterCloud, y en la mayoría de los casos, las razones están relacionadas con el coste o la complejidad inicial.
Para organizaciones más pequeñas o con menos herramientas SaaS en su stack, la inversión puede parecer elevada en comparación con el valor inmediato que perciben.
Además, aunque la plataforma es intuitiva, configurar flujos avanzados y políticas personalizadas puede requerir tiempo y dedicación que no todos los equipos pueden asumir desde el inicio.
También existen casos en los que la empresa necesita integrar aplicaciones muy específicas o desarrollos propios que no cuentan con integración nativa en BetterCloud. En estos escenarios, la dependencia de APIs o la necesidad de desarrollar conectores personalizados puede ser un obstáculo.
Algunas organizaciones optan entonces por soluciones más flexibles o incluso por volver a modelos más manuales (aunque menos eficientes), especialmente si su entorno SaaS es relativamente estable y sencillo.
Planes, precios y descuentos de BetterCloud (2025)
BetterCloud ofrece varios planes diseñados para adaptarse a las necesidades de diferentes organizaciones.
Aunque los precios no son públicos, ya que la empresa obliga a que te pongas en contacto con ella para hacerte una oferta personalizada, te dejamos las tarifas que ofrecen en su página web:
- BetterCloud for Google: Para equipos de asistencia técnica que están hartos de lo difícil que es administrar su Google Workspace.
- Pro: Para equipos de IT y de asistencia técnica que gestionan múltiples aplicaciones SaaS y están listos para salir a flote.
- Complete: Para equipos de IT y de asistencia técnica que desean controlar los gastos de SaaS y las negociaciones de contratos.
Y como es habitual, BetterCloud tiene ofertas específicas para instituciones educativas. Así que toca contactar con ellos para saber el precio que te costaría contratar sus servicios.
Implementación de BetterCloud
Implementar BetterCloud en una empresa no es un proceso inmediato, pero tampoco requiere meses de trabajo si se hace con planificación. La herramienta está diseñada para integrarse con muchas de las aplicaciones SaaS más comunes de forma nativa, lo que agiliza el proceso inicial.
Aun así, cada empresa es distinta, y el grado de complejidad dependerá del tamaño de la organización, la cantidad de aplicaciones conectadas y los flujos que se quieran automatizar desde el primer día.
En general, las empresas medianas pueden tener BetterCloud operativo en cuestión de semanas. Las integraciones más estándar (Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, etc.) suelen ser rápidas de configurar.
Lo más laborioso suele ser definir las políticas, flujos y automatizaciones que se desean aplicar, ya que eso implica entender a fondo los procesos internos y cómo traducirlos en reglas dentro de la plataforma.
Para organizaciones grandes o con entornos SaaS muy personalizados, la implementación puede requerir acompañamiento más técnico. En estos casos, BetterCloud ofrece soporte especializado y partners que ayudan a planificar y ejecutar el despliegue de forma escalonada, minimizando riesgos y garantizando que el cambio de procesos sea progresivo.
En resumen, BetterCloud no es software plug & play, pero tampoco es una plataforma excesivamente compleja de implementar si se cuenta con una estrategia clara, los recursos adecuados y el compromiso de los equipos de TI y operaciones.
Recursos de formación de BetterCloud
BetterCloud pone a disposición de sus usuarios una variedad de recursos para facilitar la adopción y el aprendizaje continuo de la plataforma.
Estos materiales cubren desde los primeros pasos hasta configuraciones avanzadas de automatización, lo cual es clave para sacar todo el partido a la herramienta. A continuación os brindamos los principales recursos de formación que ofrece BetterCloud:
- BetterCloud Monitor: Un blog activo con artículos técnicos, casos de uso, buenas prácticas y novedades sobre la herramienta.
- Centro de ayuda (Help Center): Documentación detallada y actualizada con guías paso a paso, tutoriales y respuestas a preguntas frecuentes.
- BetterCloud University: Una plataforma de formación online con cursos estructurados, tanto para principiantes como para usuarios avanzados.
- Webinars y sesiones en vivo: BetterCloud organiza regularmente sesiones online con expertos para resolver dudas en directo y presentar nuevas funcionalidades.
- Soporte técnico y consultoría personalizada: En planes avanzados, se puede acceder a especialistas que guían durante la implementación y optimización.
Este ecosistema formativo es uno de los puntos fuertes de BetterCloud, ya que permite que tanto los nuevos usuarios como los administradores avanzados encuentren soporte para seguir evolucionando en el uso de la plataforma.
Usabilidad e interfaz de BetterCloud
La interfaz de BetterCloud está diseñada con un enfoque claro: permitir que los administradores de TI trabajen de forma visual y sin depender del código. Esto se traduce en un entorno limpio, organizado por secciones clave (usuarios, flujos, integraciones, políticas), donde la información está bien jerarquizada y es fácil de localizar.
Una de sus funciones más valoradas es el constructor visual de flujos de trabajo (Workflows), que permite crear automatizaciones arrastrando y soltando elementos, definiendo condiciones y acciones de forma muy intuitiva. Esta funcionalidad reduce mucho la barrera técnica y democratiza el uso de la plataforma entre distintos perfiles del equipo de TI.
La curva de aprendizaje no es plana, especialmente para quienes no están familiarizados con conceptos como triggers, acciones condicionales o gestión granular de permisos. Sin embargo, una vez se supera la fase inicial, el uso diario de la herramienta se vuelve ágil y predecible. Las tareas repetitivas se pueden delegar a flujos automatizados, lo que ahorra tiempo y mejora la experiencia del usuario administrador.
En resumen, BetterCloud apuesta por una interfaz moderna, clara y orientada a la productividad, con una experiencia de uso pensada para escalar junto con las necesidades del negocio.
¿Es BetterCloud un software seguro?
BetterCloud ha sido diseñada con un enfoque prioritario en la seguridad, algo esencial para cualquier herramienta que gestiona accesos y automatiza flujos en múltiples aplicaciones SaaS.
La plataforma cumple con varios estándares de seguridad reconocidos internacionalmente, incluyendo SOC 2 Tipo II, que garantiza controles rigurosos sobre la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
También está alineada con el marco de trabajo ISO/IEC 27001, lo cual aporta una capa adicional de confianza para organizaciones con altos requisitos de cumplimiento.
Además de los certificados, BetterCloud incorpora funcionalidades orientadas directamente a la ciberseguridad operativa. Entre ellas destacan la monitorización de actividad sospechosa, alertas automatizadas, revocación de accesos a usuarios inactivos o desvinculados, y la capacidad de aplicar políticas de seguridad personalizadas. Todo esto contribuye a reducir el riesgo humano y a responder con rapidez ante potenciales incidentes.
La plataforma también permite definir flujos de respuesta ante eventos críticos. Por ejemplo, si un usuario comparte un documento de forma externa o se detecta actividad fuera de horario laboral, BetterCloud puede generar una alerta y actuar automáticamente: revocar el permiso, notificar al administrador y registrar el evento.
En resumen, BetterCloud no solo cumple con estándares de seguridad de alto nivel, sino que también ofrece herramientas activas para proteger tu entorno SaaS. No reemplaza a una solución de ciberseguridad tradicional, pero sí refuerza significativamente la protección de tu ecosistema cloud.
Atención al cliente: ¿Cómo contactar con BetterCloud?
BetterCloud ofrece varias vías de soporte pensadas para adaptarse al nivel de cada cliente y a la criticidad de sus necesidades. Para comenzar, los usuarios tienen acceso al Centro de Ayuda, donde se pueden consultar guías, artículos técnicos y respuestas a preguntas frecuentes las 24 horas del día.
Para asistencia más personalizada, BetterCloud ofrece soporte técnico a través de tickets, disponibles directamente desde la plataforma. Los niveles de soporte varían según el plan contratado: los clientes con planes más avanzados tienen acceso a SLA más ágiles, soporte prioritario y atención por parte de ingenieros especializados.
Además, BetterCloud facilita el contacto mediante chat en vivo (según disponibilidad horaria) y organiza llamadas de onboarding o seguimiento técnico con equipos de Customer Success para clientes que están en proceso de implementación o en fases clave de adopción.
Para cuestiones comerciales o demostraciones, también es posible contactar directamente con el equipo de ventas desde el sitio web oficial, donde se puede solicitar una reunión, presupuesto o prueba personalizada. En definitiva, BetterCloud ofrece un soporte sólido, escalable y con varios puntos de contacto según el perfil y necesidades del cliente.
Competencia: Alternativas a BetterCloud
Aunque BetterCloud es una de las herramientas más completas del mercado para automatización y gestión en entornos multi-SaaS, existen otras plataformas que también ofrecen propuestas sólidas, cada una con su enfoque particular. Aquí te dejamos algunas de las principales alternativas:
Torii
Torii es una plataforma de gestión de SaaS centrada en la visibilidad del stack y la optimización de costes. Entre sus principales funciones destacamos:
- Excelente para identificar aplicaciones no autorizadas (shadow IT).
- Muy útil para controlar el gasto en licencias y detectar redundancias.
Zylo
Zylo es un software especializado en gestión financiera del software como servicio, ideal para controlar presupuestos. Estos son los puntos que más nos gustan de su servicio:
- Potente enfoque en el ROI del software.
- Informes detallados sobre uso, contratos y renovaciones.
SailPoint SaaS Management (antes Intello)
SailPoint SaaS Management, anteriormente conocida como Intello, es una herramienta de descubrimiento y análisis de SaaS, integrada en soluciones de identidad. Entre sus principales ventajas de uso destacamos:
- Buen complemento para sistemas IAM como SailPoint.
- Apuesta fuerte por la seguridad y el cumplimiento normativo.
Productiv
Productiv es una plataforma de gestión SaaS enfocada en la toma de decisiones basada en datos sobre adopción y uso de apps. Estos son sus funciones más destacables:
- Métricas muy detalladas de uso real a nivel de usuario.
- Buen soporte para tomar decisiones sobre renovaciones o eliminación de herramientas.
Okta Workflows
Workflows formap arte del ecosistema de Okta y permite automatizar tareas de identidad y acceso en SaaS. Estas son sus funcionalidades clave:
- Integración nativa con la solución de gestión de identidades más usada.
- Potente para automatizar acceso y permisos con lógica personalizada.
BetterStack
Finalizamos nuestra lista de alternativas con BetterStack, una plataforma más orientada a monitoreo y observabilidad, pero con capacidades interesantes para SaaS técnicos. Sus puntos fuertes son los siguientes:
- Muy buena para empresas tecnológicas con fuerte componente DevOps.
- Ideal si también se busca observabilidad y alertas en tiempo real.
¿Recomendamos BetterCloud?
Sí, recomendamos BetterCloud. Con una puntuación de satisfacción global entre los usuarios de 7,5 sobre 10, esta plataforma es líder de gestión de SaaS (SMP) y ofrece soluciones integrales para descubrir, gestionar, proteger y optimizar aplicaciones SaaS.
BetterCloud es muy recomendable para organizaciones, especialmente aquellas que dependen en gran medida de Google Workspace o Microsoft 365 y que buscan mejorar la seguridad y optimizar las operaciones de TI a través de la automatización.
- ¿Quién debería evitarlo?: Empresas pequeñas que no tengan un gran equipo de IT ni presupuesto suficiente para estas soluciones.
- Nuestro aspecto favorito: Sus excelentes opciones de integración con una amplia gama de aplicaciones SaaS populares.
- Mayor inconveniente: Además de su complejidad de uso, los usuarios también suelen quejarse del alto coste de la herramienta.
- La mejor alternativa: Para nosotros es Torii por ser una plataforma de gestión de SaaS centrada en la visibilidad del stack y la optimización de costes.
