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Trucos y Consejos

Trucos de Word para aumentar la productividad

Microsoft Word sigue siendo el editor de textos por defecto para el grueso de la población. Aunque las variantes online como Google Docs gozan cada vez de mayor importancia gracias a la nube y sus amplias funcionalidades, nadie puede negar que Microsoft Word está instalado en cada PC por su suite ofimática.

Si eres de los que todavía lo sigue utilizando a menudo, aquí van unos cuantos trucos de Word para aumentar tu productividad (y muchos te servirán para Google Docs, por cierto).

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Crear el Lorem Ipsum

Pocas frases hay más famosas en el mundo de Internet que el “Lorem Ipsum Dolor Sit Amet”. Estas cincos palabras forman parte del imaginario popular de todos y cada uno de nosotros, ya que son las primeras que aparecen cuando creamos una página web, blog o cualquier documento.

El “Lorem Ipsum” sirve para algo muy simple: ver cómo quedaría el texto en la maquetación. En Microsoft Word a veces también es necesario contar con este, así que la mejor opción es copiar y pegarlo… ¡o no! El programa de Microsoft cuenta con la opción de integrarlo de manera directa. Además, se hace de una manera muy sencilla: basta con escribir =lorem() y pulsar la tecla Intro.

En sólo un segundo, Word generará los cinco primeros párrafos del Lorem Ipsum para que tengas una maquetación preasignada ya. Mola, ¿verdad?

La doble pantalla

Es un truco tan básico y simple, que todavía hay personas que lo desconocen: la doble pantalla. Desde Windows 7, el sistema operativo es capaz de redistribuir en dos pantallas paralelas cualquier programa que tengamos abierto, y esto incluye Microsoft Word.

Para realizar esta acción tan sólo tenemos que arrastrar uno de los documentos de Word hasta el borde izquierdo o derecho de la pantalla. Al momento aparecerá una especie de marca que delimita dónde se quedaría el documento. De hecho, desde Windows 10 esta división se hace automáticamente, es decir, si arrastras hasta un borde el documento, el propio firmware se minimiza para dejarte poner otro programa en pantalla partida.

En Microsoft Word este truquito puede aumentar la productividad hasta cotas muy altas. Imagínate que necesitas copiar partes pequeñas y concretas de un texto; pues así lo harás en nada.

Eliminar el formato

¿Cuántas veces te has encontrado con un documento escrito en varios formatos? Casi con total seguridad la respuesta es muchas. Basta con empezar a escribir en un formato y copiar quizás una cita literal en otro, para que todo el texto se vaya a freír espárragos.

Para este tipo de situaciones, la mejor solución pasa por eliminar el formato en líneas generales. Puedes hacerlo de manera directa cliqueando las teclas “Control + Espacio”. Verás casi al instante cómo el texto vuelve a la fuente que tengas predeterminada en tu equipo.

Pegar sin formato

En el punto anterior te hemos ofrecido una solución para lidiar con un texto repleto de formatos. ¿Qué te parecería poder evitar este molesto inconveniente de raíz?

Para  ello copia el texto que quieras pegar tal y como lo harías habitualmente. Sin embargo, en lugar de pegar en el documento final, ve hasta la barra superior y localizar la opción “Pegar”, que aparece justo debajo de “Archivo”. Observa bien esa pequeña flechita que hay, haz clic sobre ella y ve hasta el tercer icono que sale en pantalla, uno que reza “Conservar sólo texto”. Dale ahí.

Esa maravilla hará que todo tu texto se pegue sin formato en el documento Word. Ya no tendrás que recurrir al punto anterior.

Si lo prefieres, puedes realizar esta misma función utilizando el atajo de teclado Shift + Ctrl + V.

Utiliza sinónimos, por favor

Los mejores textos siempre son los que gozan de una mayor variedad de palabras. En ocasiones no queda más remedio que utilizar las mismas, en eso no hay discusión, pero sí que se puede minimizar la repetición de estas en el número de párrafos.

Microsoft Word posee un gestor interno para hallar sinónimos en su base de datos. Cierto es que no funciona todo lo bien que debería, pero sí que cumple con su cometido. Por tanto, para activarlo sólo necesitas subrayar una palabra en concreto, hacer clic derecho sobre esta y localizar el campo “Sinónimos”. El programa desplegará las diferentes opciones disponibles. Recuerda no obstante recurrir también a diccionarios como el de la Real Academia Española para ver si ese vocablo se ajusta a lo que quieres decir.

Cambiar entre mayúsculas y minúsculas

En más de una ocasión nos encontramos con documentos que aparecen por completo en mayúsculas. No sólo es un dolor de ojos, sino también a nivel de edición: habría que reescribir todo el texto desde cero… salvo que se conozca este pequeño truco.

Microsoft Word incorpora una opción para convertir el texto de manera directa. Tan sólo debes subrayar el párrafo (o párrafos) que están en mayúsculas y localizar la casilla superior que pone “Aa”. Justo ahí te saldrán varias opciones para el texto: poner todo en minúscula, en mayúsculas, que cada palabra del texto tenga su mayúscula, etc. Te acabamos de hacer ganar un poco de tiempo para el futuro.

Aprende a recuperar un texto no guardado

Ya sea porque apagaste tu equipo sin guardar tu trabajo como si tu portátil se quedó sin batería en plena redacción de informe, es importante saber recuperar tus textos. Y es que aunque muchos no lo sepan, Word guarda tus textos incluso si jamás hiciste clic en la opción “Guardar”.

Para recuperar un documento de Word que jamás guardaste simplemente haz clic en “Archivo” y a continuación pulsa en la opción “Información”. Ya dentro de este menú pulsa en el botón “Administrar documento” o “Versiones” y pulsa en la opción “Recuperar documentos sin guardar”.

A continuación se abrirá un menú donde aparecerán los documentos que has escrito clasificados según su fecha y su hora. Abre el archivo que perdiste para recuperarlo ¡y no olvides guardarlo esta vez!

Guarda automáticamente el documento Word

Este truco es maravilloso, posiblemente el mejor de este artículo: que Microsoft Word se vaya guardando de manera automática cada cierto tiempo.

Es un auténtico dolor de muelas cuando el documento se cierra de manera inesperada, se va la luz en la habitación, etc., y vemos que todo el progreso se ha perdido por ello. Aunque Microsoft Word posee una opción para recuperar la última versión guardada en el portapapeles, lo mejor es configurar el documento para que se vaya salvando.

Para ello, tan sólo pulsa sobre “Archivo” -> “Opciones” y localiza la casilla de “Guardar”. Ahí dentro aparecen varios campos, pero el que hay que marcar es “Guardar información de Autorrecuperación cada” y establecer “1 minuto” como tiempo ideal. Créenos: esta chorrada te va a servir para evitar muchos sustos.

Aumentar o disminuir el zoom

Otro truco de esos simples pero que te ayudará a conseguir una mayor celeridad en tu trabajo: el de aumentar o disminuir el zoom del texto sin tener que pulsar sobre los símbolos de “+” o “-“.

Con el cursor del ratón marcado en cualquier parte del texto de Word, mantén pulsada la tecla “Ctrl” y luego gira la rueda del ratón hacia abajo para empequeñecer el texto o hacia arriba para aumentarlo. Así de fácil. Mola, ¿verdad? Atajos simples.

El portapapeles de Word es tu amigo

El portapapeles de Word es una herramienta excelente para ahorrar tiempo y aumentar nuestra productividad si estamos copiando bloques de texto o imágenes.  ¿Sabes cómo utilizarlo?

Cómo expandir el portapapeles de Word

Para añadir un objeto al portapapeles de Word simplemente selecciona la imagen o el texto y luego pulsa dos veces “Ctrl + C”. Verás que si expandes el portapapeles dentro de la pestaña “Inicio” aparecerá una lista con todos los elementos copiados.

Portapapeles de Word expandido

Ahora simplemente pulsa sobre el elemento a pegar, abre su menú desplegable (haz clic sobre el icono de la fecha) y selecciona “Pegar”. Si por alguna razón añadiste algo por error en el portapapeles, simplemente sigue este mismo paso y luego haz clic en “Eliminar”

Pegar desde el portapapeles de Word

De este modo te aseguramos que conseguirás ahorrar infinidad de tiempo si necesitas ir añadiendo frases o contenido recurrente en un mismo documento.

Seleccionar texto de forma aleatoria

Cuando copiamos un texto en Microsoft Word, este se hace de izquierda a derecha y línea por línea. Es algo habitual no sólo en el programa de la compañía de Redmond, sino en cualquier sitio, ya sean páginas web, otros softwares, etc. ¿Sabes que hay una manera de “romper” esto?

Si pulsas y mantienes la tecla “Alt” mientras mueves el cursor por el texto, verás que el ratón sólo selecciona aquellas partes por donde te estás dirigiendo. De esta manera, en lugar de copiar en el formato tradicional, ahora lo haces libremente.

Insertar hipervínculos en dos segundos

Microsoft Word tiene mucho margen de mejora a la hora de implementar características que son muy comunes, como puede ser la de introducir hipervínculos. En el programa de Microsoft no es que sea difícil, pero sí exige una serie de comandos como señalar la palabra o frase, ir a insertar o hacer clic derecho, buscar hipervínculo, etc.

Gracias al atajo de teclado Ctrl + Alt + K en el teclado, una vez hayas subrayado la palabra, Word abrirá el campo de hipervínculo, por lo que puedes hacer Ctrl + V para pegar el enlace y luego darle a “Intro” para aceptarlo. Así de simple.

Crea tablas de contenidos

Las tablas de contenidos ahorran cantidad de tiempo a la hora tanto de editar un documento ya creado como también a la hora de leerlo. Éstas ayudan a encontrar de forma fácil los temas del archivo de texto gracias a que aparecen ordenador de forma sencilla e intuitiva.

Para poder crear tablas de contenidos será necesario que utilicemos los tipos de encabezados correctos en el texto que redactemos. Una vez hecho esto, Word creará automáticamente la table de contenidos dentro de la pestaña “Referencias”.  Ahora simplemente inserta la tabla de contenidos en tu documento para crear un índice.

Si quieres conocer un poco más cómo funcionan las tablas de contenidos de Word y cómo crear un índice para tus documentos, tenemos un artículo detallado sobre el tema.

Autocorrector a tu gusto

No es que seamos fieles defensores del autocorrector de Microsoft Word, ya que a veces falla y puede dar más problemas que beneficios. Sin embargo, sí se puede lograr que tenga menos “errores” a través de la personalización de frases. Y nos explicamos.

El autocorrector de Microsoft Word se rige por una serie de faltas de ortografía que tiene interiorizadas. En caso de no hacerlo, la palabra se subraya en rojo para alertar de que algo falla. Ahora bien, podemos hacer que exista un mayor número de autocorrecciones disponibles.

Para conseguir esto, ve hasta “Archivo” y haz clic en “Opciones”. Cuando abras todas las casillas disponibles, busca la de “Revisión” -> “Opciones de autocorrección”. Justo ahí puedes sustituir todas las palabras o frases escritas por otras. Por ejemplo, que si escribes por equivocación “a jugado”, el propio Word lo identifique como “ha jugado”. Viene muy bien para cuando escribes mucho y rápido.

Personaliza tus herramientas

¿Has visto la barra superior donde aparecen todas las opciones que tiene el procesador de textos? Pues aunque creas que esta es inamovible, puedes modificar cualquiera de los iconos que ahí salen. Y te prometemos que hacerlo es muy fácil.

Para ello, haz clic en “Archivo” en la parte superior y dirígete hasta “Opciones”. Cuando entres en este campo en cuestión, selecciona “Personalizar cinta de opciones”. A continuación, Word abrirá un desplegable donde puedes cambiar qué aparece en la cinta superior. Elige aquello que más te gusta y listo.

Sigue por donde lo dejaste

Esta opción es posible que ya la hayas utilizado en alguna ocasión. Microsoft Word es capaz de recordar dónde te quedaste la última vez que lo abriste. Puede parecer una función bastante tonta, pero cuando estás escribiendo un documento de texto que es medianamente extenso, es perfecto para saber dónde se dejó el cursor en última instancia. Sólo debes pinchar en la parte derecha (donde aparece la barra con una marca) y te llevará hasta el último punto. Fácil, ¿no?

Aprende a insertar líneas

Las líneas son el método más efectivo para dividir tus documentos y que éstos sean mucho más legibles. Sin embargo, no todos tenemos muy claros cómo añadirlas sin pasar un buen rato navegando por las opciones de Word. ¿Sabías que hay unos atajos de teclado facilísimos para insertarlas? Simplemente escribe estos atajos y pulsa la tecla Intro.

  • Línea sencilla: tres guiones (—) + Intro.
  • Línea doble simple: tres signos iguales (===) + Intro.
  • Línea quebrada: tres asteriscos (***) + Intro.
  • Línea en negrita: tres guiones bajos (___) + Intro.
  • Línea ondulada:tres tildes (~~~) + Intro.
  • Línea triple: tres almohadillas (###) + Intro.

Sencillo ¿verdad?

Cambiar los valores predeterminados

Cuando abrimos un documento de texto, el menú siempre muestra la misma configuración. Estos son los valores predeterminados que tiene Microsoft Word en sus entrañas, como que Calibri sea la letra por defecto y el tamaño 11. Es un ejemplo rápido y tonto, pero que nos sirve para contar este apartado: se pueden modificar todos esos valores de la barra de herramientas al abrirlo.

Para lograr este cometido no hace falta mucha maña; de hecho, está bastante accesible para casi todos los usuarios. Quédate en la pestaña de “Inicio” y localiza en “Estilos” la opción “Normal”. Si nada falla, debes estar por defecto justo ahí, dado que es lo habitual en Microsoft Word. Pues bien, ahora haz clic derecho encima de este “Normal” y luego pulsa en “Modificar”. Microsoft Word abrirá un menú desplegable con todos los valores que puedes cambiar en tu programa. De esta manera, la próxima vez que crees un nuevo documento, la fuente, el tamaño, el interlineado, el diseño de página, etc., será el que tú hayas configurado. Truco simple, pero muy productivo para que le saques tiempo al tiempo y a las opciones generales.

El modo lectura

Lleva con nosotros mucho tiempo, tanto que debería ser ya una opción conocida por todos. Sin embargo… no lo es. El modo lectura es una auténtica preciosidad en Microsoft Word. Y sí, te va a servir para ser más productivo cuando estés escribiendo. Al fin y al cabo, este modo esté pensado exclusivamente para ello.

La opción de lectura está justo en la parte inferior, a la izquierda de la lupa de resolución. Es un libro con las páginas abiertas. En cuanto hagas clic, toda la pantalla cambiará al modo lectura citado. Cabe resaltar, eso sí, que durante este modo no se puede escribir absolutamente nada, es decir, sólo vas a leer en un formato más apaisado y sin distracciones en la pantalla. Desde luego, para concentrarte y ser productivo va como un tiro.

Recortar imagen

Cerramos este recopilatorio con este truco que te hará ganar muchos minutos en más de una y de dos ocasiones: el de recortar imagen. ¿Cuántas veces has querido meter una imagen en un documento de Word, pero te has encontrado con el rollo de abrir un editor de imágenes? Pues aunque este es el método para sacarlo en mejor calidad, existe uno más rápido.

Tras hacer la captura de pantalla correspondiente a tu PC, pega la imagen en el documento de texto y haz clic encima de esta. Arriba se marcará, donde están todas las pestañas, una casilla denominado “Formato de la imagen”, y justo abajo aparecerá el comando “Recortar”. A partir de ahora, sólo debes recortar la captura de pantalla por donde tú quieras… ¡y listo!

¿No estás convencido cómo hacer una captura en Windows 10? No te preocupes, tenemos una guía paso a paso para que aprendas a hacerlo en un plis plas.

Esperamos que con estos trucos de productividad tu paso por el programa de ofimática de Microsoft Office sea más llevadero y dulce.

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