Te levantas, consultas la bandeja de entrada de tu correo electrónico y sueltas la siguiente frase: “No puede ser”. Ayer la dejaste limpia antes de irte a dormir y hoy vuelves a tener decenas de mails por responder. Esto nos ha ocurrido a todos, te lo aseguramos, así que te vamos a proponer un truco para que tú día a día sea más llevadero: el método de las cinco carpetas para tener tu bandeja de entrada siempre ordenada.
Paso a paso
Desarrollado por Fast Company, este método de organización de mails parte de una base: no podemos responder a todo en tiempo real, así que lo mejor es darle prioridad en función de una categoría temporal asignada. En otras palabras, lo ideal es que nosotros seleccionemos qué importancia tiene cada correo electrónico recibido y lo metamos en una carpeta. Para ser exactos, este sería el orden:
- Bandeja de entrada: el punto de entrada de todos los mails. Se aconseja que aquí pasen el menos tiempo posible y sean movidos a las carpetas que expondremos a continuación. Así mismo, aquí sólo se pueden quedar aquellos correos electrónicos que nos respondan a asuntos importantes (compras de Amazon, publicidad, etc.).
- Hoy: aquí van todos los mails que hay que responder en ese día obligatoriamente. Si los mueves a esta carèta es porque tienen que obtener una respuesta muy rápida.
- Esta semana: se amplía el carácter temporal de un día a siete. Por ejemplo, esta carpeta es ideal por si recibes un mail el lunes y sabes que puedes responderlo el viernes.
- Este mes: cuando crees esta carpeta, recuerda que la temporalidad asignada es bastante alta, por lo que es conveniente ir revisándola para que no se pierdan con el tiempo (que es lo más habitual cuando se tiene un volumen alto de trabajo, todo sea dicho).
- Para tu interés: esta carpeta es exclusiva para todas aquellas cosas que pueden ser relevantes para tu día a día, pero no son de índole laboral. Es importante recalcar este punto, ya que aquí podemos enviar facturas del banco, entradas de espectáculos que hayamos comprado y un largo etcétera.
Los creadores de este método de cinco carpetas aconsejan que cuando se complete la de “Hoy” se pase a la de “Esta semana”, y así sucesivamente. De esta manera iremos quitándonos los correos de todas las carpetas poco a poco. ¿Para qué dejar para finales de semana lo que puedes hacer en este momento?
Recuerda bien que aquí lo más importante es, al fin y al cabo, la asignación tuya personal a cada correo. Eres el que va a categorizar todo lo recibido, por lo que la última decisión es tuya.
