Acrobat para autónomos: agiliza la creación de propuestas y facturas

Si trabajas por tu cuenta, sabes de sobra lo que es perder horas entre facturas, contratos y presupuestos. De repente, lo creativo pasa a segundo plano por culpa de una burocracia que, seamos sinceros, no es muy entretenida que digamos.

Por suerte, hay herramientas que pueden ayudarnos a recuperar ese tiempo. Una de las más completas (y a menudo infravalorada) es Adobe Acrobat, que va mucho más allá de abrir o leer PDFs. Hoy en día, Adobe Acrobat es también un lugar donde puedes crear, editar, firmar, enviar y almacenar todos tus documentos sin moverte del ordenador (ni del móvil).

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Adobe Acrobat, el aliado del autónomo

Hacer facturas o firmar documentos es aburrido, también muy necesario en según qué ocasiones. Si el mal llamado “papeleo” no te llama la atención, Adobe Acrobat puede hacerte la vida más fácil, sobre todo si trabajas por cuenta propia. Con Acrobat puedes crear y editar documentos sin depender de otros programas, firmar digitalmente contratos y mucho más, como verás a continuación.

Cómo crear documentos con Adobe Acrobat

Enviar una propuesta bien presentada siempre te ayudará a sumar puntos con tus clientes. Si sigues estos pasos, podrás crear un documento de aspecto profesional de una manera muy simple:

• Abre Adobe Acrobat y haz clic sobre la pestaña de Create. Si quieres, puedes partir de un documento en Word, una imagen o incluso de una página web si te diriges a File > Create > PDF from…

• A continuación verás que puedes elegir desde dónde partir para crear tu PDF: un archivo o varios, capturas de pantalla…. En el caso de que quieras empezar desde cero, tendrás que elegir Blank page.

• Añade los colores, formas e imágenes que desees para enriquecer tu documento. Estas acciones las podrás hacer desde la barra de All tools que encontrarás a la izquierda.
• Si te encuentras trabajando con un cliente y quieres que colabore en el documento, utiliza la opción de Send for comments para que pueda dejar sus aportaciones directamente.
• En el caso de que necesites firmar el documento, haz clic en la opción de Fill & Sign. La encontrarás en el apartado de All Tools.

Otra vía que siempre tendrás a mano será el de las plantillas prediseñadas. Una plantilla es, básicamente, un documento PDF que ya tiene una estructura predefinida (por ejemplo, el formato de una factura) y que puedes rellenar y reutilizar todas las veces que necesites.

En Internet podrás encontrar muchas para descargar tanto de pago como gratuitas. Sin embargo, desde aquí te animamos a que pruebes por ti mismo y experimentes dentro de Adobe para crear archivos a medida. 

Cómo crear facturas desde Adobe Acrobat

La facturación es una de las tareas más repetitivas del freelance, pero Adobe Acrobat puede ayudarte a automatizarla en buena parte.

• Abre una plantilla de factura con Adobe Acrobat o crea la tuya desde cero.
• Con la función Edit a PDF, añade tus datos fiscales, los del cliente, la fecha y desglosa tus servicios.
• Guarda tu PDF ya modificado haciendo clic en File > Save.
• Puedes enviar la factura directamente desde Acrobat usando el botón de Share. Esto permite a otros visualizarla sin necesidad de descargarla.
• Para organizarte, siempre puedes hacer acopio de tus facturas y combinarlas en un único archivo PDF mediante Combine files, que encontrarás en All tools.

Como ves, con Adobe Acrobat podrás mejorar la comunicación con clientes sin salir del entorno del documento y sin complicaciones extra. Las opciones de colaboración son muy generosas y con ellas podrás evitar malentendidos, por ejemplo.

Además, también podrás enviar contratos o acuerdos para que puedan ser firmados digitalmente de forma profesional, segura y rápida. Y si necesitas dar un toque visual más atractivo, siempre puedes complementar tus documentos con Adobe Express, ideal para crear portadas o composiciones personalizadas.

Otras funciones de Adobe Acrobat a tener en cuenta

Adobe Acrobat encierra dentro de sí mismo una gran cantidad de opciones que pueden ayudarte a ganar tiempo con el papeleo. Una de ellas es que nos da la posibilidad de guardar nuestras firmas. Desde Fill & Sign, podrás guardarla e incluso salvar copias certificadas que no pueden ser editadas.

También puedes proteger con contraseña tus archivos, ideal para aportar un extra más de seguridad. Si quieres añadir una contraseña, dirígete a Edit > Protection > Security properties. Desde Security Method, elige Password Security. Se abrirá un nuevo panel desde el que tendremos que clicar en Require a password to open the document. Cuando termines de escribir tu contraseña, clica OK y ya tendrás tu documento protegido.

Ahorra tiempo con Adobe Acrobat

Ser autónomo es sinónimo de libertad, pero también añade mucha responsabilidad individual. Programas como Adobe Acrobat pueden ayudarte a rebajar esa responsabilidad al quitarte horas horas de papeleo y favorecer otros ámbitos de tu trabajo.

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