Trucos y Consejos

Trucos de productividad para vagos

Siempre se ha dicho que la clave no es trabajar muchas horas y que estemos todo el día pendiente del PC, sino que aproveches los tiempos que tenemos y utilices las horas de la mejor manera posible. En otras palabras, que seas eficiente y, sobre todo, productivo. Una persona puede hacer el mismo trabajo en tres horas que otra en ocho, con la única diferencia de que la primera saca más rendimiento a su tiempo. Es, como decíamos antes, más productiva.

Si tú eres esa segunda persona que está perdiendo más horas de las que debería, en Softonic te traemos algunos trucos de productividad para que la vaguedad no cause estragos en tu vida.

1. Ponte un horario

El consejo básico y primerizo que te va a dar cualquier especialista en productividad, ya esté en España o en Kuala Lumpur: ponte un horario. Que cuando vayamos a trabajar sea durante un periodo de tiempo concreto, en el colegio también, en el gimnasio durante las clases, etc., no es ninguna casualidad. Los horarios funcionan porque el cuerpo humano necesita tener un orden y no un caos absoluto. Esto es así de fácil, aunque cueste creerlo de primeras.

Tanto si eres un trabajador autónomo (freelance) como si trabajas en una empresa, ponte tus propios horarios a la hora de trabajar, así como para las tareas que vayas a realizar una vez estés en tu vida privada. Estipula bien de qué hora a qué hora vas a estar trabajando y cuánto tiempo es para tus propios menesteres. Una vez que tengas un horario y una vida un poco esquematizada, el siguiente paso es que ese tiempo esté aprovechado por diferentes tareas. Es la hora, nunca mejor dicho, de asignar tiempos.

2. Asigna tiempos

Es lo primordial a la hora de ser eficiente: apunta qué tiempo le quieres dedicar a una actividad en concreto (dentro del horario que establezcas, como decíamos antes). Puede parecer algo absurdo, pero si vas controlando cuántos minutos empleas en una tarea, a su vez podrás contabilizar qué has hecho durante todo el día (o mejor dicho, cuánto le has dedicado).

Existen decenas de aplicaciones para este cometido. No obstante, te vale una simple cuenta atrás en el teléfono móvil –la que viene por defecto con la alarma- para decidir, por ejemplo, que no quieres estar más de veinte minutos fregando, diez tendiendo la ropa o cuarenta actualizando las facturas.

Una vez que hayas cumplido el tiempo estipulado, hay dos opciones: o bien terminas la tarea o bien la terminas postergando para otro día. Nuestro consejo es que si estás a nada de acabarla, lo hagas para tachar de la lista uno de esos deberes; sin embargo, si crees que va para largo y un buen rato, entonces mueve a otro día la misma. Así de simple es todo.

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3. Madruga… si quieres

Es uno de los refranes más repetidos desde hace décadas: «A quien madruga, Dios lo ayuda». Y sí, nadie puede negar que la mañana se pasa antes y que se aprovecha mejor el día, ¿pero qué ocurre si no te gusta madrugar? ¿Por qué hay que hacerlo sí o sí? Para tu suerte, no es necesario despertarse temprano para ser productivo.

Cada vez más especialistas recomiendan que cada persona tenga su propio ritmo vital en el día a día, lejos de los consejos de productividad donde parece que hay que madrugar por narices. En otras palabras, que una vez establezcamos esos horarios que decíamos con anterioridad, la clave está en que sepas qué momento del día es el que te puede venir mejor para funcionar. Por ejemplo, está demostrado que existe gente más productiva durante la noche, por lo que a lo mejor trabaja y rinde mucho más durante la madrugada -y aquí entonamos el mea culpa-. En cambio, hay otras personas que prefieren despertarse temprano por rendir mejor así. La clave, ya seas de uno u otro bando, es que una vez encuentres tu biorritmo y que nadie establezca tu rutina, sobre todo si tienes la posibilidad de trabajar por cuenta propia.

4. Apunta notas

Puedes saber qué tiempo quieres dedicarle a una tarea, ¿pero cuál es esta? Los bloc de notas de los smartphones son esenciales para delimitar qué hay que realizar durante ese día en concreto, es decir, para escribir las tareas que tocan.

Como decíamos en el párrafo anterior, puedes recurrir a la aplicación que viene instalada por defecto, aunque nuestra recomendación es que tires de Evernote. Esta herramienta permite crear notas, sí, pero organizarlas en campos muy diferentes. El orden también influye en la productividad.

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5. No escribas la Biblia

Un consejo muy fácil de seguir a la hora de ser productivo tiene que ver con la propia redacción de las tareas. En ocasiones, nos pegamos más tiempo escribiendo las mismas que realizándolas. Vale, hemos exagerado, pero ya sabes a qué nos referimos, ¿verdad?

La idea es que las notas de las listas de tareas sean simplemente conceptuales. Algo rápido y sencillo. «Ir al médico a las 17:00 horas», «asistir a la reunión con Menganito a las 12:00 horas», y así sucesivamente. No escribas la Biblia en las tareas, ya que no vale para nada, te lo aseguramos…

6. Asigna tareas factibles

“Hoy voy a limpiar toda la casa” u “hoy voy a correr 20 kilómetros”. Si sabes que no vas a realizar ninguna de estas tareas, ¿por qué las apuntas? Los especialistas no se cansan de repetir que hay que establecerse metas que se puedan hacer, es decir, hay que ser consecuentes (y conscientes) con aquello que queremos desempeñar.

Esto se ve muy bien con el síndrome del gimnasio, ese por el cual la gente se apunta para hacer ejercicio, pero al cabo de una semana no vuelve “al no ver cambios”. Apúntate aquello que sepas que vas a realizar y ve subiendo el nivel. Si tiras muy alto y no lo cumples, luego viene la frustración y la sensación de no haber cumplido cuando, en realidad, era inalcanzable esa meta.

7. Primero, lo difícil

Siempre ha existido mucha controversia sobre el orden en el que se deben realizar las tareas durante cada día, pero los expertos parece que han dictado sentencia durante estos últimos años: siempre se debe ejecutar primero aquellas tareas complejas y difíciles. El motivo de esto es tan simple como que cuando nos despertamos por la mañana, por lo general estamos más descansados tras haber dormido, ergo tenemos más vitalidad y energía para afrontar el día y, por supuesto, las tareas más difíciles.

Por esta razón, deja para las primeras horas de tu actividad aquellas cosas que puedan causarte más dolores de cabeza, mientras que para las últimas opta por las más sencillas o asequibles, donde ya estarás algo más cansado y con la batería casi agotada. Por ejemplo, siempre se dice dediques la tarde / noche a cocinar aquellas comidas del día siguiente, algo que podrás hacer mientras estás viendo la televisión, hablando por teléfono, etc.

8. Descansar es importante

«A las 10:00 horas tengo reunión; a las 11:00 horas, una videoconferencia; a las 12:00 horas, una presentación», etc. Nuestro ritmo de vida suele estar condicionado por el estrés y la tensión, eso que provoca que vayamos de un sitio para otro como un pollo sin cabeza. Pues este punto va sobre ello: intenta mantener la jeta encima de tu cuerpo, que no es precisamente sano el perderla.

Es positivo -y mucho- que entre tarea y tarea podamos dedicar un pequeño tiempo de descanso a nosotros mismos. Sin más. Ve a beber agua, a realizar unos pequeños ejercicios para que los músculos se relajen y la espalda no cruja como acordeón, a respirar y tomar aire, y así hasta un largo etcétera. No decimos de perder veinte minutos entre tarea y tarea, pero sí unos cinco minutos para descansar. La productividad no consiste en trabajar mucho, sino que el tiempo que lo hagas sea eficiente. Y el descansar te ayudará a lograrlo.

9. El multitasking lo carga el diablo

«Si puedes hacer dos cosas a la vez, ¿por qué no las haces?», dice mucha gente. Vayamos por partes. La multitarea o multitasking -se le suele conocer mucho por el término en inglés- no es perjudicial, pero sí hay que tener en cuenta una serie de factores muy importantes, porque el tiempo necesario para cada actividad lo mismo aumenta al intentar diversificar (y no siempre es un buen momento para ejecutarla).

Cuando estamos realizando varias tareas de manera simultánea, es muy probable que la calidad de todas se resienta. Por tanto, no es lo mismo estar cocinando mientras vemos la televisión, que intentar mantener una videollamada mientras redactamos un artículo (donde necesitamos concentración). Por lo general, en tareas que requieren de concentración, lo mejor es pararse e ir de una en una, sin prisas (que las carga el Diablo). Y créenos que lo vas a notar.

10. Haz ejercicio físico

¿Te acuerdas que antes te comentábamos lo importante que es descansar entre tarea y tarea? Pues igual lo es también el realizar ejercicio físico cuando finalizamos nuestro día a día (o al comienzo del mismo, ya que mucha gente prefiere entrenar a primera hora para despertarse y arrancar con más energía si cabe).

El ejercicio físico no sirve sólo para estar en mejor forma, sino también para liberar todo ese estrés y tensión que hemos acumulado durante la jornada laboral. Si estás sobre todo en un sitio cerrado, sal a correr y que te dé el aire fresco durante un largo periodo; si quieres realizar máquinas, no dudes en acudir a un gimnasio; si lo que te gusta es tomar clases de alguna actividad, apúntate a la que más te guste; y así sucesivamente. La moraleja es clara: si haces ejercicio te vas a encontrar mejor, tu cabeza estará más despejada y será más productiva, ya sea para ese momento o el día siguiente.

11. Decir que no y delegar tareas

Cuando veas que algo te sobrepasa y que no eres capaz de realizarlo, no te fustigues por ello. Tenemos asimilada la culpa entre nosotros de una manera muy negativa, y la única realidad es que, en ocasiones, no podemos con todas las tareas del día a día. Es decir, es importante saber decir que no a algunas cosas y delegar, en cambio, aquellas que no podemos hacer por falta de tiempo.

Cuando hacemos referencia a «decir que no» hablamos de que no todos los proyectos o actividades que nos rodean podemos desempeñarlos. Puede que nos guste esa proposición, pero si estamos faltos de tiempo es absurdo que nos metamos en la misma. Lo único que va a causar es frustración por no poderle dedicar el mimo que merece. Así mismo, esto también se traduce en que digas «no» a las tareas que no te gustan. A veces las cogemos por quedar bien y cumplir con esa persona, y lo único que estamos haciendo es engañarla… y engañarnos a nosotros mismos.

En cuanto a delegar, aquí la clave está en que puede que tengamos muchas tareas que queremos hacer y nos gustan, pero no tenemos tiempo o están más allá de nuestras habilidades. En otras palabras, hemos dicho «sí» en el punto anterior al que hacíamos referencia, ¿qué hacemos entonces? Pues lo mejor es que cojamos a personas de confianza y les digamos: «Oye, necesito que termines esto por mí». Tan importante es saber decir que «no» como delegar tareas que no te dan tiempo o que superan tus conocimientos.

12. Controla las distracciones

Este puede ser, con mucha probabilidad, uno de los puntos más importantes a la hora de ser productivos: el de las distracciones. Si hay algo que impide rendir con eficiencia, esas son las distracciones de nuestro día a día. ¿Cuántas veces entras a Twitter a ver las noticias?, ¿y a Instagram u otras redes sociales a consultar las publicaciones de tus amigos?, ¿el correo electrónico parece que no se actualiza?

La clave de todos estos interrogantes es que, en realidad, somos nosotros los que los provocamos, es decir, como no tenemos ganas de trabajar, pues intentamos distraernos con lo primero que nos pasa por delante. Aquí es donde entran en juego las decenas de extensiones y programas que existen en la red para impedir las mismas. Por esta razón, te invitamos que te pases por el artículo dedicado a evitar las distracciones con herramientas informáticas. Te aseguramos que vas a conseguir mejor tu productividad… porque vas a tener bloqueado casi todo lo que te puede distraer.

13. Orden como clave

¿Te acuerdas de la importancia de tener un horario y cumplirlo? Pues ocurre de manera idéntica con el hecho de establecer un orden y una limpieza en nuestro espacio o lugar de trabajo. Llegar a la mesa donde vamos a pasar ocho horas y que esté patas arribas no es la mejor manera de conseguir una concentración óptima para trabajar bien. Por esta razón, lo ideal es que antes de marcharte el día anterior, la limpies de todas aquellas cosas que has podido acumular durante la propia jornada.

Es algo tan simple como que cuando volvamos al día siguiente, la mesa esté ordenada y, sobre todo, limpia, ya que transmitirá una mayor serenidad y paz (y ayuda a la productividad, créenos). Además, y esto es muy importante, no sólo se trata de mantener ordenada tu mesa de trabajo, sino también tu vida diaria (tus muebles, tu cocina, tu salón, etc.). Todo influye en el proceso de obtener una mejor productividad en la tarea.

14. Recurre a programas en la nube

El avance imparable de los servicios en la nube ha servido, precisamente, para aumentar nuestra productividad. Es probable que tu trabajo esté presente no sólo en la propia oficina, sino también en casa (como es el caso de los freelancers). Tener todo conectado de manera simultánea va a ahorrarte mucho tiempo; y aquí hablamos por experiencia.

Servicios como Google Drive, Dropbox u OneDrive nos permiten que cualquier archivo subido, por ejemplo, en el teléfono móvil, esté disponible al momento en el PC. De esta manera, vas a conseguir ahorrar mucho tiempo en tareas tan simples como pasarte una foto al PC (la cargas desde el smartphone a la nube y luego la visualizas en el equipo), en contestar mails con las respuestas automáticas y muchas más cosas que seguro que ya te suenan. La tecnología te hace más productivo si sabes sacarle partido, así que hazlo por tu propia salud física… y mental.

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15. Aprende los atajos

Cerramos este repaso a trucos para mejorar tu productividad gracias a las aplicaciones y programas con los atajos dentro de los programas, firmwares, sistemas operativos y mucho más. Cada herramienta informática posee sus propios comandos para agilizar los procesos.

No hace mucho te contábamos algunos atajos básicos en Google Chrome para que tu experiencia fuera más placentera, así como las diferentes maneras de capturar la pantalla del PC. Esto ocurre con casi cualquier programa, así que no dudes en aprender sobre ellos para tardar menos tiempo, dado que vas a interiorizar algunas teclas con las que ahorrarás segundos (que al final terminan siendo minutos… y hasta horas). Toda suma, por tanto, para ser más productivos. No lo dejes pasar.

Y hasta aquí los quince trucos para ser más productivos tanto en tu tiempo libre como en el trabajo. Esperamos que, a partir de ahora, tu lista de tareas no se resista, que las fechas de entregas las cumplas con soltura, que WhatsApp no consuma tus bloques de tiempo y que, en general, tu vida a la hora de organizarte sea más fácil a lo largo del día a día. El resto depende de ti.

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